Werving en selectie bij de Rijksoverheid: één team, één taak

De Rijksoverheid wil een aantrekkelijke werkgever zijn en blijven. Daarom besloten de vijf shared service organisaties van de Rijksoverheid hun krachten te bundelen, om naar buiten te treden als één werkgever. Zij zitten momenteel middenin die transitie, waar de implementatie van een toekomstbestendige cloudoplossing voor werving en selectie een groot deel van uitmaakt. Mano Radema, programmadirecteur Rijksbrede Werving en Selectie (WenS), vertelt.

Tijdens Connect to Innovate, het flagship-event van SAP en de VNSG, mocht ik een bijzondere spreker aankondigen: Mano Radema. Sinds 2017 is hij werkzaam als programmadirecteur Rijksbrede Werving en Selectie, in een gezamenlijke opdracht van het Expertise Centrum Organisatie en Personeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Defensie, de Belastingdienst, Rijkswaterstaat en Dienst Justitiële Inrichtingen. Hij begeleidt de overheid bij een bijzondere transitie; van losse processen voor werving en selectie naar één Rijksbrede benadering. Zijn inspirerende verhaal over het eerste grote cloudproject bij de overheid, het doorbreken van bureaucreatie en de weg naar één interne arbeidsmarkt deel ik graag.

Allemaal een ander proces
Het Rijk bestaat uit 160.000 medewerkers en is daarmee één van de grootste werkgevers van Nederland. “Tot voor kort werkten alle dertien ministeries en de bijbehorende vijftig uitvoeringsorganisaties op hun eigen manier aan de werving en selectie van nieuwe medewerkers”, aldus Mano. “Dat belemmerde het gemak waarmee kandidaten solliciteerden of doorstroomden. Stel je voor: je solliciteert voor een functie bij de Douane en wordt nét niet geselecteerd, dan viel je in het verleden van de radar bij andere Rijksonderdelen die mogelijk ook interessant voor je zijn, zoals de Koninklijke Marechaussee of de politie. Hartstikke zonde natuurlijk. Daarom heeft de Rijksoverheid nu als missie om meer samen te werven, zodat recruiters toegang krijgen tot meer kandidaten en kandidaten toegang krijgen tot meer banen. Met als resultaat: een snellere en betere invulling van openstaande vacatures.”

Van IT-project naar strategische transitie
De aanleiding voor het verandertraject was initieel van praktische aard. “Het contract met de leverancier van het Applicant Tracking System liep bij een aantal shared service organisaties van de overheid af en ze besloten gezamenlijk op zoek te gaan naar een alternatief”, aldus Mano. “Het project kreeg echter al snel een hoger doel; één interne arbeidsmarkt creëren, met overkoepelende rapportages, vergelijkbare procedures en gezamenlijke wervingscampagnes. Je kunt je voorstellen dat het enorm krachtig is als bepaalde onderdelen van het Ministerie van Defensie en de Politie bijvoorbeeld samen een wervingscampagne opzetten rondom vrede en veiligheid.”

“Maatwerk maakt kwetsbaar”
In de zomer van 2017 startte de aanbesteding voor de werving en selectie-tooling. “De Rijksoverheid wist daarbij één ding zeker; het mocht geen cloudoplossing zijn”, aldus Mano. “Maar ons team liet zich niet kennen. We hebben ons geen moment laten tegenhouden door angst, politiek geneuzel of bureaucratie. We wilden gewoon de beste tooling, die voldeed aan de randvoorwaarden en eisen voor privacy en veiligheid, en die qua functionaliteit het meest aansloot bij onze wensen. Uiteindelijk kwam de cloudoplossing SAP SuccessFactors als winnaar uit de bus. Een relatief standaard proces als werving en selectie leent zich prima voor een implementatie binnen de standaard best practices. Bovendien: in mijn ogen stel je jezelf als organisatie juist kwetsbaar op als je kiest voor maatwerk, doordat je afhankelijk bent van de specifieke kennis van de bouwers.” En zo stonden Mano en zijn team plots voor een bijzondere taak: de implementatie van de eerste grote cloudoplossing binnen de overheid.

Eén end-to-end proces
Met de keuze voor een nieuwe oplossing voor werving en selectie, ziet het nieuwe IT-landschap voor Human Capital Management er als volgt uit: kandidaten solliciteren via Werkenvoornederland.nl of Werkenbijdefensie.nl, recruiters starten en beheren werving- en selectieprocedures via SAP SuccessFactors, en het personeelssysteem P-Direkt vormt de backend waarin alle informatie samenkomt. Het is de taak van Mano om de samenwerking tussen de betrokken partijen te faciliteren en het gehele proces voor zowel HR-afdelingen en recruiters als kandidaten en sollicitanten eenvoudiger te maken.

Mano
Afbeelding 1. Mano en zijn team geven invulling aan de basis van de Nederlandse Overheid HR ICT architectuur

Stapsgewijze implementatie
In maart 2018 ging de implementatie van de nieuwe oplossing voor werving en selectie van start. Stapsgewijs, waarbij het Ministerie van Defensie de primeur had. “Op 20 augustus stonden de eerste twee vacatures bij defensie live en konden kandidaten volgens de nieuwe procedure solliciteren”, aldus Mano. “In september gingen we gelijk door met het volgende departement dat 1 november live ging: Rijkswaterstaat. Nu gaan we verder met Dienst Justitiële Inrichtingen, het Expertisecentrum Organisatie en Personeel, en de Belastingdienst aan de beurt. Als de nieuwe oplossing in maart 2019 operationeel is bij deze vijf onderdelen, hopen we dat de andere departementen volgen.”

Het keukenkastjes-syndroom
Op het moment dat Mano op 2 oktober presenteert tijdens Connect to Innovate is de oplossing ruim een maand live bij het Ministerie van Defensie. De zaal is enorm nieuwsgierig naar de eerste indruk van interne gebruikers. “De reacties zijn wisselend”, geeft de programmadirecteur toe. “Een nieuwe manier van werken is altijd lastig in het begin. Ik noemt dat ‘het keukenkastjes-syndroom’. In je oude keuken grijp je zonder na te denken naar de peper en zout. Maar als je een nieuwe keuken hebt, is het altijd zoeken en grijp je in het begin regelmatig mis. Maar functioneel gezien, is er nu zoveel meer mogelijk. Vooral de toegang tot realtime data maakt iedereen enorm blij. Bovendien ben ik trots op de frisse vibe die we met ons team neerzetten; we maken van de Rijksoverheid een nóg aantrekkelijkere werkgever, binnen deze dynamische arbeidsmarkt.”

Letterlijk connect to innovate
Het mooie aan Mano’s verhaal vind ik zijn energie, en de manier waarop hij het overkoepelende doel van het traject steeds voor ogen weet te houden. Dat is behoorlijk pittig met een organisatie die tot voor kort sterk naar binnen was gericht, redelijk angstig was voor cloud en het niet per se gewend was om de voortgang (en successen) van een dergelijk traject te delen via social media. Daardoor vind ik dit programma bij de Rijksoverheid dé belichaming van connect to innovate: krachten bundelen om te innoveren, en straks naar buiten te kunnen treden als één werkgever. Ik blijf de verdere verloop van dit traject in ieder geval volgen.

Benieuwd wat de overstap naar de cloud kan betekenen voor de werving en selectie in uw organisatie?