Itelligence over de top 3 struikelblokken in upgradetrajecten

Software-upgrades van kritische systemen: organisaties doen het liever niet. Best begrijpelijk, want het zijn trajecten waarbij veel mis kan gaan. Er zijn drie grote struikelblokken die zo’n upgradeproject om zeep kunnen helpen. Martijn van Giessel, Business Consultant bij itelligence, legt uit welke dat zijn. En belangrijker nog: hoe je ze omzeilt.

Vaak is het een doemscenario voor organisaties. De softwareleverancier van een bedrijfskritisch systeem brengt een nieuwe, verbeterde versie op de markt. Dat betekent afscheid nemen van die vertrouwde werkomgeving waar jaren aan maatwerk in verstopt zit. En dat is – zacht uitgedrukt – niet makkelijk. Alleen de keuze om voor een greenfield migratie te gaan of ‘simpelweg’ de oude software te upgraden, is al een hersenbreker. Vooral upgrades blijken een grote uitdaging te zijn. Maar hoe je het ook wendt of keert: je moet over. Niet alleen omdat bijvoorbeeld de softwareleverancier de ondersteuning van de oude versie stopt, maar ook om te innoveren en daarmee de concurrentie voor te blijven. En als je dan de keus hebt gemaakt voor migratie, dan begint het pas! Om een upgradetraject tot een succes te maken, moet je rekening houden met deze drie struikelblokken:

chatbot & phone

Meer weten over de overstap naar S/4HANA?

Schrijf je in voor de gratis webinar en hoor wat voor voordelen je met S/4HANA als intelligent ERP-systeem zult behalen.

1. De update duurt te lang

Software-upgrades kunnen van enkele maanden uitlopen tot meerdere jaren. Een belangrijke reden is vaak dat organisaties hun huidige systeem – en vooral de hoeveelheid aanwezig maatwerk – van tevoren niet goed in kaart hebben gebracht. Als je gaandeweg erachter komt dat bepaalde elementen van je systeem niet werken in de nieuwe omgeving, dan moet je dat oplossen. En dat kost heel veel tijd. Je voorkomt dat door van tevoren gedetailleerde checks van je systeem uit te voeren. Zo weet je precies welke onderdelen van je omgeving een-op-een te upgraden zijn en welke onderdelen meer aandacht behoeven.

2. Het project wordt te duur

Hoe langer een project duurt, hoe meer geld het kost. Dat begrijpt iedereen. Je voorkomt dat een upgrade je geld opslurpt door goed een vinger aan de pols te houden en de scope van het project in de gaten te houden. Bedenk ook dat specialistische kennis duur is. Dus moet je ervoor zorgen dat je het inschakelen van die kennis beperkt tot wat écht nodig is, namelijk de upgrade. En niet voor allerlei repareerwerk, omdat je geen zicht had op de hoeveelheid maatwerk in je oude systeem.

3. Het resultaat voldoet niet

Wanneer je niet werkende onderdelen in je nieuwe systeem moet repareren en het geld ondertussen op begint te raken, ligt het gevaar van afraffelen op de loer. Dat kan ervoor zorgen dat je bezuinigt op het testen van je nieuwe omgeving. Waardoor je uiteindelijk zit opgescheept met een systeem dat slechts half werkt. En om het werkend te maken, heb je weer meer tijd én geld nodig.

Alle struikelblokken ontwijken

Hoe voorkom je dat je daadwerkelijk onderuitgaat over zo’n struikelblok? Strak projectmanagement, pre-checks van al je maatwerk, specialistische kennis gericht inzetten en zorgvuldig testen. Deze maatregelen zorgen ervoor dat een update naar een nieuw systeem, zoals S/4HANA, zonder veel hindernissen verloopt. De SAP Qualified Conversion Factory van itelligence helpt organisaties daarbij. Specialistische partners in het buitenland hebben de update naar S/4HANA al vele malen uitgevoerd, waardoor ze het traject als een fabrieksmatig proces aanpakken. Ze voeren de maatwerkchecks uit, verzorgen de daadwerkelijke update en testen het nieuwe systeem uitgebreid. Ondertussen houdt itelligence de scope van het project in de gaten en zorgen we voor heldere communicatie tussen klanten en partners. Zo zijn de doorlooptijd, kwaliteit en kosten van je update altijd goed beheersbaar.