Back to the office: 5 aandachtspunten voor HR-leidinggevenden

Nu de coronamaatregelen in Nederland versoepelen, starten ook veel bedrijfskantoren weer op. Dat heeft niet alleen facilitair veel voeten in aarde, maar ook op het gebied van human resources komt daar veel bij kijken. Lidewij van den Eerenbeemt, HR-directeur van SAP Nederland, geeft vijf back to the office-tips voor HR-leidinggevenden.

De afgelopen maanden lag de focus van het SAP HR-team vooral op het bewaken van de werk-privébalans van onze medewerkers. Hoe vergaat het iedereen thuis? Wat gaat er nog komen? En hoe helpen we medewerkers die bijvoorbeeld te maken hebben met jonge kinderen, zorgtaken of eenzaamheid?

computer screen & phone

Benieuwd hoe je jouw werknemers het best kunt motiveren?

Ontdek Human Experience Management Suite (HXM), een cloudgebaseerd Human Resource Management System met een focus op betrokkenheid en ervaringen.

Naar een hybride werksituatie

Die uitdagingen spelen natuurlijk nog steeds, maar onze aandacht richt zich nu ook op hoe we vanaf hier verdergaan. Bij SAP gaan we ervan uit dat de verhouding tussen op kantoor werken en thuiswerken voortaan gelijkwaardiger zal worden. Het is belangrijk dat we als bedrijf ingericht zijn op deze hybride werksituatie. Dat geldt voor de digitale faciliteiten, maar ook voor de cultuur en verwachtingen die we scheppen onder personeel en management.

Niet alleen SAP staat voor die uitdagingen, maar vrijwel alle Nederlandse bedrijven. Waar moet je op HR-gebied rekening mee houden nu medewerkers weer terug naar kantoor komen? In dit blog deel ik vijf aandachtspunten voor HR-leidinggevenden in het bijzonder.

1. Blijf zichtbaar, transparant en positief

Wat we de afgelopen tijd geleerd hebben, is dat het belangrijk is om als leidinggevenden zichtbaar te blijven, ook op afstand. De heersende gedachte onder managers was vaak ‘ik vind dat ik op kantoor moet zijn’. Maar ik denk dat wij – en veel andere organisaties – ervaren hebben, dat je ook prima op andere manieren kunt interacteren met je teamleden.

Bij SAP hebben we ervoor gekozen dat we zo transparant mogelijk over corona en de gevolgen voor de organisatie communiceren. Dat betekent dat de coronataskforce openbare onlinegroepsgesprekken voert. Medewerkers kunnen deze gesprekken volgen en vragen stellen. Dat gaat zowel over de directe beleidskwesties rondom corona, als over de gevolgen voor de business. We merken dat medewerkers die openheid erg waarderen.

Maatschappelijke verantwoordelijkheid – In de gesprekken die we voeren, proberen we positiviteit uit te stralen, medewerkers te inspireren en de saamhorigheid te bevorderen. Dat doen we onder andere door onze maatschappelijke waarde en verantwoordelijkheid te benadrukken. Talloze Nederlandse bedrijven draaien op de systemen van SAP. In de coronaperiode hebben we ook SAP-oplossingen gratis verstrekt aan organisaties, zodat zij zo productief mogelijk kunnen zijn in een moeilijke periode. Zo helpen we Nederland samen door deze crisis heen.

2. Geef het goede voorbeeld

Het management moet het goede voorbeeld geven. Dus als we medewerkers vragen om ondanks alles toch vakantie op te nemen, omdat dat belangrijk is voor hun gezondheid, dan zijn wij als managers en HR-leidinggevenden de eersten die verlof inplannen. Mede doordat wij dat doen, staan medewerkers daar meer voor open. Zij zien ook dat de situatie voorlopig nog niet teruggaat naar het ‘oude’ normaal, dus het heeft geen zin daarop te wachten.

3. Wees alert op signalen

Ook tijdens de hybride werksituatie zie je medewerkers minder vaak in levenden lijve dan voorheen. Dat kan betekenen dat je minder signalen opmerkt. Het is daarom belangrijk dat managers aan teamleden blijven vragen hoe het met hen gaat.

Dat is in de komende periode extra belangrijk. Mensen hebben een aantal maanden onder grotere stress gestaan door de veranderde werkprivébalans, onzekerheid, minder menselijk contact, gezondheidszorgen en rouw. Nu die spanning afneemt, is de kans op klachten groter, denk aan burn-outs. Het is dus belangrijk om te weten wat er speelt onder je werknemers en om in gesprek te gaan. Besteed daarbij extra aandacht aan medewerkers die weinig van zich laten horen en bied mensen de mogelijkheid om ook anoniem hulp te vragen.

Om signalen op te vangen voeren wij regelmatig zogenaamde ‘pulse checks’ uit onder medewerkers met behulp van Qualtrics. Die dienen als een soort thermometer voor de gemoedstoestand van werknemers. Qualtrics neemt onze leidinggevenden daarin een hoop werk uit handen, omdat het op basis van de resultaten gepersonaliseerde aanbevelingen doet over welke hulpmiddelen nuttig zijn om werknemers aan te bieden, zoals productiviteitstools.

computer screen & phone

Hoe heeft de HR-afdeling van SAP Nederland de lockdown aangepakt?

Met een intelligente heropening. Via Qualtrics heeft SAP een inventarisatie gedaan onder 700 medewerkers om te vragen hoe zij zich voelen en of zij klaar zijn om weer naar kantoor te gaan.

4. Stimuleer goede gewoontes

Nu onze medewerkers vaker thuiswerken, hebben we als SAP minder invloed op de zaken die wij belangrijk vinden, zoals een gezonde leefstijl. Op kantoor bieden we veel gezonde voeding aan in de kantine, hebben we ergonomische werkplekken en fitnessfaciliteiten. Maar op wat medewerkers thuis doen, hebben we minder grip.

Het is belangrijk medewerkers te helpen ook thuis goede gewoontes te ontwikkelen. Dat doen we bij SAP door kortere meetings in te plannen, omdat videogesprekken vrij vermoeiend zijn. We plannen pauzes in tussen meetings. En we helpen medewerkers genoeg te bewegen.

We hebben alle medewerkers het ‘Energy Book’ opgestuurd waarin je tips vindt om je energie beter te bewaken. Daarnaast kunnen SAP-medewerkers elke dag aansluiten bij een virtuele workout van 30 minuten met een fitnesstrainer.

Bovendien helpen we medewerkers de voordelen van thuiswerken in te zien en te omarmen. Denk aan minder reistijd en dus meer tijd om met het gezin door te brengen.

5. Het kantoorpand van de toekomst

Tot slot betekent de huidige ontwikkeling naar een hybride werksituatie dat de functie van het kantoor sneller verandert dan gedacht. We gaan niet meer terug naar de tijd waarin medewerkers de hele dag achter hun computer zitten te werken. Het kantoor wordt nog meer een plek voor samenwerking, overleg, het ontvangen van klanten en partners, en voor inspiratie. Daar moet je je pand dus op aanpassen of rekening mee houden bij een volgend kantoorpand. Bij SAP was deze trend al langer zichtbaar, mede daarom is het SAP Experience Center onderdeel van ons huidige pand.

Vertrouw je medewerkers – Al met al heeft de coronacrisis ons geleerd dat mensen veerkrachtiger zijn dan je misschien denkt. Het toont aan dat je niet alles dicht hoeft te metselen met regels en voorschriften. Door mee te gaan in de flow, ontstaan een hoop goede gewoonten en ideeën vanzelf. Mijn advies is daarom: vertrouw op de veerkracht van je medewerkers. Wees zichtbaar, toon empathie, stimuleer goede gewoontes en ben zelf een goed voorbeeld.

Wil je meer weten waar je moet voor opletten als HR-leidinggevenden? Bezoek onze themapagina of neem een kijkje naar onze HR-oplossingen.