Vier lessen op weg naar een nieuwe employee lifecycle

De weg naar een nieuwe HR-strategie en employee lifecycle brengt soms uitdagingen met zich mee. Dan komt het goed uit als je daarop voorbereid bent. In dit blog deelt Igor Vermeulen, Group Vice President Human Resources bij Stork, vier lessen die hij leerde gedurende de implementatie van SAP SuccessFactors.

Human Resources. Het vakgebied dat draait om mensen. Maar in de afgelopen decennia draaide HR vooral om het uitvoeren van administratieve taken. Zonde, vind ik. Want een robot kan die administratie ook doen. De toegevoegde waarde van HR ligt volgens mij vooral in het ondersteunen van management en medewerkers, het interpreteren en analyseren van data en het ontwikkelen en implementeren van strategieën gebaseerd op deze analyses. De HR Business Partners Stork weten wat er gebeurt in de markt. Ze schatten in welke ontwikkelingen relevant zijn voor onze business. En hoe die mogelijkheden passen binnen de richting van ons bedrijf.

Dit is geen walhalla-verhaal

Kortom, we willen wegblijven van taken die geen waarde toevoegen. Om daar te komen, zijn we inmiddels al enige tijd bezig om onze HR IT-architectuur en processen anders in te richten. Een uitdagende klus voor een bedrijf dat ruim 18.000 medewerkers heeft en opereert in Europa, Noord- en Zuid-Amerika, het Midden-Oosten en Azië-Pacific. Om je een idee te geven: ruim 70 tot 80 procent van onze HR-kosten zat voorheen in administratie of daaraan gerelateerde activiteiten Informatie voor rapportages en dashboards lag verspreid over de hele organisatie in zestien verschillende systemen en/of applicaties. Nu kan ik je natuurlijk een walhalla-verhaal vertellen over ons traject. Maar bij ieder traject op het vlak van HR en IT kom je uitdagingen tegen. De route die wij afleggen verloopt niet anders. En daar leren we van. Daarom deel ik de lessen die wij hebben geleerd. De kronieken van Stork. Zodat jij daarvan kunt profiteren tijdens jouw digitale transformatie.

chatbot & phone

Meer weten over employee lifecycle?

Benieuwd naar de mogelijkheden die IT kan bieden voor jouw HR-afdeling?

1. Je bent uniek, maar niet in alles

Jouw bedrijf probeert zich continu te onderscheiden door klanten beter te helpen en de concurrentie voor te blijven. Maar als het om het herinrichten van HR-processen gaat, moet je juist kijken naar de overeenkomsten die je hebt met bedrijven in de branche. Want in de kern zijn jullie processen vaak identiek. Zoek dan ook naar een partner (lees: functioneel consultant) in jouw branche die ervaring heeft met IT-implementaties op HR-gebied. Een ervaringsdeskundige die best practices heeft ontwikkeld op basis van eerdere trajecten bij vergelijkbare organisaties. Zo zorg je ervoor dat je niet bij iedere stap het wiel opnieuw uit moet vinden en steeds verder afdrijft van een standaard oplossing.

2. Voorkom discussies over processen

Veel bedrijven opereren vanuit diverse locaties, verspreid over Nederland, Europa of de wereld. En op iedere locatie lopen processen vaak nét even anders. Dat kan komen door cultuurverschillen, maar ook door een verschil in systemen en applicaties. Besteed daarom net zoveel tijd aan het creëren van één (globaal) proces, als aan het functioneel ontwerpen van de implementatie. Zo voorkom je dat je tijdens de implementatie discussies krijgt over het proces. Door de standaard vooraf te bepalen, kun je de hoeveelheid maatwerk tot een minimum beperken. Je wilt tenslotte een eenduidige HR-organisatie creëren.

3. Meer is niet altijd beter

Houd het simpel. Dat klinkt eenvoudig, maar alle mogelijkheden die systemen en applicaties bieden kunnen overweldigend zijn. Er zijn altijd meer functionaliteiten om te implementeren. Het risico is echter dat je verstrikt raakt in complexiteit. Bepaal daarom vooraf de scope van je project. Bouw een solide businesscase op basis van gedegen marktonderzoek. Bepaal wanneer iets af moet zijn en definieer wanneer iets goed is. Daarmee voorkom je dat je meer doet dan je van plan was. Zo blijf je binnen budget en planning en hoef je achteraf niets te verantwoorden.

4. Ken je eigen landschap

Geloof me, je staat er soms versteld van hoe (onnodig) complex sommige IT-landschappen zijn. Veel organisaties gebruiken per afdeling een lading applicaties en interfaces waar je ‘u’ tegen zegt. Belangrijk is om dit landschap in kaart te brengen en te achterhalen waar de behoefte aan die applicaties vandaan komt. Vanuit daar kun je besluiten welke applicaties je wilt behouden of vervangen. Durf daarbij ook te offboarden. Zet applicaties uit. Vaak werken bedrijven nog met oude applicaties uit gewoonte. Terwijl de standaardfunctionaliteit van je HR-systeem hetzelfde biedt. Afscheid nemen van bepaalde applicaties is net zo belangrijk als de implementatie van een HR applicatie zoals SAP SuccessFactors en kan je organisatie dus veel geld schelen.

Volg je deze vier lessen op, dan leg je een mooie basis om processen efficiënter en eenduidiger in te richten. Daarmee reduceer je de functionele kosten drastisch en geef je de rol van HR Business Partner echt vorm. Bij Stork zijn we inmiddels hard op weg, maar hebben we ook nog een lange weg te gaan. Halverwege 2020 willen we de hele employee lifecycle opnieuw hebben ingericht. Tot die tijd blijf ik ongetwijfeld onze kronieken aanvullen met nieuwe lessen.

Ben je benieuwd naar het verhaal van Igor Vermeulen of wil je meer tips? Op Connect to Innovate op 1 en 2 oktober gaf myBrand een break-out sessie.

Lees verder over innovatie in HR in het blog over de employee experience van Mike Muurmans.