Verhuizen naar de cloud: vergeet je gebruikers niet!

278180_low_jpg_srgb.jpgBij de bedrijven waar ik kom hoor ik medewerkers steeds vaker vol verwachting over een aankomende verhuizing praten. Normaal gesproken struikel je dan over de verhuisdozen in de gang en zit op alles een sticker geplakt. Is iedereen nieuwsgierig naar de nieuwe werkplek en het nieuwe koffiezetapparaat. Toch zie ik tegenwoordig steeds minder verhuisdozen staan. Deze verhuizingen zijn namelijk heel anders: de bedrijven in kwestie verhuizen namelijk naar de cloud.

Een verhuizing vol voordelen

In de cloud liggen de voordelen tenslotte voor het oprapen. Er zijn websites genoeg die de voordelen voor je opsommen. Automatische software-updates, meer flexibiliteit, altijd en overal veilig kunnen werken, voorspelbare kosten… En zo kan ik nog wel even doorgaan.

Bij een verhuizing naar de cloud komt ontzettend veel kijken. Welke applicaties verhuizen mee? Op welke manier zijn ze afhankelijk van andere systemen? Blijft de communicatie tussen deze systemen ook na de verhuizing nog wel werken? Hoe is de kwaliteit van de data die moet worden overgeheveld naar de cloud? Allerlei zaken waar rekening mee dient te worden gehouden bij een verhuizing naar de cloud.

Functioneel gezien wordt de verhuizing vaak aangegrepen om het huidige procesverloop eens kritisch te bekijken op mogelijke verbeteringen. Om er vervolgens achter te komen dat de nieuwe cloudoplossing het gewenste procesverloop al standaard ondersteunt. De ontwikkelingen aan de kant van de leverancier hebben namelijk niet stil gestaan en de cloudversie biedt vaak mooie extra’s. Nog meer voordelen van de verhuizing naar de cloud! 

Wie denkt er aan de gebruikers?

Ik vraag me bij zo’n verhuizing wel af wie zich eigenlijk om de gebruikers bekommert. Wie verhuist hen mee naar de cloud? En dan heb ik het niet over user accounts, want dat komt wel goed. Ik heb het over het informeren van je gebruikers over de aankomende wijzigingen. Een verhuisbericht is toch het minste wat een IT-afdeling kan sturen aan zijn gebruikers?

Een verhuisbericht alleen is niet voldoende

Maar met een verhuisbericht alleen ben je er niet. Om een verhuizing naar de cloud écht succesvol te laten zijn, moeten de gebruikers op tijd weten waar ze aan toe zijn.

Ze moeten weten hoe de processen veranderen en wat dat betekent voor hun taken en verantwoordelijkheden. In hoeverre verbeteringen worden doorgevoerd in de gebruikersinterface. En wat dat weer betekent voor de benodigde trainingen en ondersteuning. Krijgen ze bijvoorbeeld up-to-date supportmaterialen?

De beste manier om over een verhuizing te informeren

  1. Informeer gebruikers daarom tijdig over wat de verhuizing voor hen inhoudt. Liefst zo specifiek mogelijk en natuurlijk alleen in relatie tot hun eigen taken en verantwoordelijkheden.

Omdat je gebruikers al genoeg e-mails ontvangen, doe je er verstandig aan deze communicatie eens helemaal anders aan te pakken. Kies een ander platform, stuur eens een videoboodschap of organiseer een webinar. Of een applicatietraining om gebruikers vertrouwd te maken met de nieuwe lay-out.

Maar nog belangrijker: train ze in hun nieuwe rol. In wat jij in het nieuwe proces van ze verwacht. Maak de verhuizing tastbaar en helder!

Onderschat de impact van een verhuizing niet

Ik wil aangeven hoe belangrijk het is om tijdig aandacht te besteden aan de impact die zo’n verhuizing heeft op de gebruikers. En dan heb ik het niet over de technische of functionele, maar over de organisatorische impact.

Een specialist op het gebied van ‘leren en veranderen’ stelt deze voor de verschillende groepen gebruikers vast. Daarmee kunnen gerichte acties worden ondernomen die ervoor zorgen dat de gebruikers ook daadwerkelijk meeverhuizen naar het nieuwe adres.

 

Het verhuizen naar de cloud is slechts een onderdeel van uw digitale transformatie. Wilt u meer weten over innovatie in de IT? Download dan de slide deck van het IDC onderzoek ‘Leading in Digital’.

{{cta(‘8fc7b6b6-d6ae-4bbb-89b0-917d50ced9f8’)}}