Hoe overkom je de uitdagingen van Continuous Improvement?

Continuous Improvement (CI) kent veel voordelen, zoals een verbeterde ‘Return On Feedback’. Niet alleen geef je hiermee klanten en werknemers een stem, ook zet je hun feedback met behulp van CI om in tastbare verbeteringen. Het maken van honderd verbeteringen die frictie elimineren, zowel intern als extern, wordt ineens een realistisch strategisch doel. Voor een goede implementatie van CI is het echter van belang dat alle aandeelhouders zich bewust zijn van de potentiële valkuilen en best practices voor het vermijden van deze valkuilen.

computer screen & phone

Een kleine verbetering of een volledige transformatie?

Ontdek wat een digitale transformatie inhoudt, de impact die het heeft op jouw organisatie, best practices en meer!

Moeilijker kwantificeerbaar

Vanuit een managementperspectief is CI een uitdaging. Het is lastiger kwantificeerbaar dan de meeste traditionele projecten. Grote implementaties of changeprojecten zijn bijvoorbeeld voorzien van een eindresultaat en -datum. Dat maakt het makkelijker bijvoorbeeld kosten en opbrengsten van tevoren in te schatten. Dit vereenvoudigt het nemen van beslissingen over traditionele projecten, het plannen hiervan en het voordragen van deze plannen aan het senior management. CI is echter juist een continu proces van kleine overwinningen, maar soms ook tegenslagen.

Sturen op bedrijfsresultaten

Je beheert CI op basis van bedrijfsresultaten in plaats van gedefinieerde functionele en niet-functionele vereisten. Dit maakt het CI-proces waardevol en leuk om aan te werken, maar tegelijkertijd uitdagend. Zo moet het team over de mindset van een entrepreneur beschikken. Het team moet:

  • De waarde van nieuwe initiatieven voor de business beschrijven, en niet alleen de technische of functionele vereisten.
  • De koers wijzigen indien uit data blijkt dat dit de beste volgende stap is.
  • Accepteren dat niet-perfect soms goed genoeg is indien de focus verschuift naar andere initiatieven die de business meer waarde opleveren.

Over het algemeen vraagt dit om een senior-mentaliteit. Teamleden moeten zich bewust zijn van hun beperkte impact op het grotere plaatje en dit omarmen.

CI vereist diepere integratie in de organisatie

Het CI-team moet nauw verbonden zijn met de volledige organisatie.

Deze connectie vraagt om en bestaat uit:

  • Support vanuit het management: Veel lagen van de organisatie worden in potentie beïnvloed door het proces. Dat vraagt tijd en aandacht van betrokken medewerkers. De steun van het senior management is dan ook noodzakelijk. Wanneer deze steun ontbreekt, leidt dit hoogstwaarschijnlijk tot vertragingen, doordat niet op basis van prioriteiten wordt gehandeld of er problemen ontstaan met resources of budget. Dit kan al snel zorgen voor onzekerheid en een afnemende motivatie bij betrokkenen.
  • Transparante informatie: Nieuwe ideeën, de roadmap, prioriteiten inclusief de redenering hierachter en zowel successen als tegenvallers zijn allen elementen die inzichtelijk moeten zijn voor betrokken partijen. Deze informatie zorgt dat zij hun aandacht voor het programma vasthouden, wat het beschikbaar maken van resources, verkrijgen van input en gemotiveerd houden van werknemers vereenvoudigt. Ook indien het project de winst die zij voor ogen hebben nog niet heeft opgeleverd.

Een sterke product owner:

  • Neemt beslissingen en stelt prioriteiten.
  • Motiveert belanghebbenden en zorgt voor betrokkenheid. Dit is van belang voor het CI-team en het management, maar zeker ook voor de mensen op de werkvloer die de resultaten van voorgestelde veranderingen zelf ervaren.
  • Is 100% cross-functioneel en bespreekt belangrijke onderwerpen met bedrijfsdivisies, technisch personeel, ontwerpers en salesprofessionals.
  • Weegt de waarde voor de business af tegen technische en functionele verbeteringen, en kan beslissingen zowel uitleggen als verdedigen.

Flexibiliteit in resourceplanning

Op een bepaald moment in het CI-proces worden de meest veelbelovende ideeën omgezet in actie, zodat zij waarde opleveren. De uitdaging hierbij is dat vooraf niet bekend is wat deze ideeën precies inhouden en vereisen. Zij kunnen variëren van het doorvoeren van functionele, organisatorische of proceswijzigingen tot het verbeteren van integraties, het toevoegen van een nieuwe webdiensten of het updaten van de visuele vormgeving van een webpagina. Je moet overal op voorbereid zijn.

Na het uiteenzetten van mogelijke verbeteringen kan je van start gaan met het plannen en toewijzen van resources. Doe dit echter niet te vroeg! Indien een specifieke verbetering substantieel werk vereist kan je deze wellicht beter uitvoeren als losstaand project. CI werkt namelijk het beste wanneer je in korte cycli verbeteringen doorvoert die meetbaar en valideerbaar zijn in vergelijkbare korte cycli. Zorg daarom voor flexibiliteit in de planning. In de praktijk is deze flexibiliteit niet eenvoudig realiseerbaar, wat sterke steun vanuit het management noodzakelijk maakt. Met behulp van gecombineerde teams of door het omarmen van gepaste managementmethodes overwin je deze uitdaging.