Technology

Deel via:

5 tips om je procesoptimalisatie te laten slagen

succesvolle interne procesoptimalisatie.jpgVanuit de afdeling IT worden vaak hele mooie procesoplossingen bedacht. Een idee waarmee de gehele organisatie een automatiseringsslag maakt. Of zo’n oplossing vervolgens ook succesvol wordt geïmplementeerd en door de gehele organisatie wordt gedragen, is nog maar de vraag. Het implementeren van een IT-oplossing gaat dan ook altijd gepaard met een organisatieverandering. In deze blog geef ik je 5 tips om dit proces zo optimaal mogelijk te laten verlopen. 

1. Maak verwachtingen duidelijk

Bij de implementatie van een procesoplossing, ofwel het aangaan van een verandering in de organisatie, zijn alle afdelingen belangrijke schakels. Het is een aaneenschakeling van losse activiteiten die goed moeten worden uitgevoerd, maar ook onderling goed op elkaar afgestemd dienen te zijn.

Hierbij is het noodzakelijk dat verwachtingen van tevoren helder zijn. Elke afdeling, en daarmee elke medewerker en dus elke schakel, moet weten wat er van hem of haar verwacht wordt in dit geautomatiseerde organisatorische proces. Wanneer een secretaresse bijvoorbeeld bepaalde taken die zij voorheen op papier al dan niet toegestaan uit kon voeren, kan dat in de nieuwe situatie wellicht niet meer. Dit dient vooraf duidelijk te zijn. Wanneer je deze stap namelijk overslaat, ontstaat er veel onvrede binnen de organisatie. En dat doet uiteindelijk afbreuk aan het succes van je oplossing.

De IT-afdeling ondersteunt hierin, maar het management vanuit de business draagt de verantwoordelijkheid hiervoor.

2. Pak de pijnlijke schakel aan

Je kent vast wel de video waarin een aantal mensen hand in hand een rij vormt waarbij één persoon na enige twijfel schrikdraad durft beet te pakken. Het gevolg is dat iedereen, zelfs de laatste in de rij, het enigszins pijnlijke effect voelt.

Een vertaling naar optimalisatie van een bedrijfsproces: wanneer een specifieke afdeling niet de nieuwe werkwijze omarmt en de oude blijft hanteren, heeft dit gevolgen voor de gehele organisatie. Denk aan invoer van foutieve, onvolledige gegevens of een verkeerde proceskeuze door een specifieke afdeling die op een later moment tijdrovend administratief herstel behoeft.

Je kan overwegen om de zwakste schakel te elimineren, wat ik als veelgebruikte oplossing zie. Denkend aan het voorbeeld met het schrikdraad, is het echter niet de zwakste schakel die de pijn veroorzaakt. Het zal eerder de sterkste zijn. Eliminatie van de zwakste lost het probleem dus niet op. Zoek juist naar die pijnlijke, sterke schakel en los daar het probleem op. Zorg ervoor dat de kans op fouten minimaal is. Belangrijk hierbij is weer verwachtingsmanagement en persoonlijke aandacht. Geef niet alleen instructies, maar ook uitleg. Ik ben van mening dat wanneer verwachtingen van het begin af aan helder zijn, het elimineren van de pijnlijke schakel vrijwel onnodig is.

3. Zorg voor aansluiting op het huidige IT-landschap

Belangrijk is uiteraard ook dat de techniek aansluit bij het bestaande systeemlandschap. Een prachtig bedachte oplossing vanuit de afdeling IT die niet aansluit op wat er al is, daar is niemand mee geholpen. Maar laat het ook passen bij de toekomstvisie van de organisatie.

Het gaat er uiteindelijk niet om wat de consultant of IT-ontwikkelaar ambieert, maar om aansluiting. Laat alle betrokken schakels inzien dat de oplossing een verbetering in alle opzichten is, voor de gehele organisatie.

4. Bied geschikte hulpmiddelen

Een cruciaal punt bij een succesvolle IT-procesimplementatie is het voorzien in informatie. Als IT-afdeling beschik je over de juiste middelen om het gehele proces zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Dit om ervoor te zorgen dat elke gevraagde procestaak op de juiste manier wordt uitgevoerd. Vergeet daarom niet om de rapportages vanaf het eerste moment mee te nemen. Creëer inzicht voor iedere schakel in het proces. Het is belangrijk om altijd, zelfs ongevraagd – een gevaarlijke uitspraak besef ik me, maar wel de waarheid – te adviseren en te begeleiden. Zoals ik al zei: geef geen instructies, maar leg uit. Adviseer. Begeleid.

Maak daarnaast het geheel visueel aantrekkelijk met een intuïtief en herkenbaar gebruikersscherm. Zorg voor een goed opgezette workflow voor het proces, helder voor de beheerder én gebruiker. Bied de gebruiker een beperkt, maar voldoende aantal vervolgproceskeuzes. En bovenal: vergeet niet de performance. We zijn snel geneigd om te kiezen voor een mooi ogende, maar niet op het bestaande systeemlandschap aansluitende langzame oplossing.

Kortom: voorkom zoveel mogelijk dat de individuele schakel de pijn kan veroorzaken waar de overige schakels in de keten last van hebben.

 5. Zorg voor acceptatie

Het succes van een interne procesoptimalisatie valt of staat echter bij verandermanagement. (Cultuur)omslag binnen een organisatie is dan ook een onvermijdelijk onderdeel. Overtuig alle schakels van hun rol in het proces en creëer verantwoordelijkheidsgevoel voor het eindresultaat. Het zal niet de eerste keer zijn dat een technisch correcte procesoplossing uiteindelijk op (te) korte termijn, wegens gebrek aan vertrouwen, op de nominatie komt voor vervanging.

Ik zeg het nogmaals: de uitdaging ligt hier in een juiste samenwerking tussen IT en het management vanuit de business. Het management heeft een belangrijke taak in het managen van verwachtingen en bij het uitdragen van de oplossing in de gehele organisatie.

Alles met als doel: voorkomen dat de gebruiker schrikdraad beetpakt. Waarbij niet alleen de focus op techniek wordt gelegd, maar ook op het laten landen van de oplossing binnen de gehele organisatie.  

 

Wilt u meer weten over innovatie in de IT? Download dan de slide deck van het IDC onderzoek ‘Leading in Digital’.

Download het IDC rapport