Strukton Worksphere over lead en tender in de cloud

Informatie is van cruciaal belang voor een geslaagd tendertraject. Tijdens een tender wil je richting de opdrachtgever laten zien dat jouw organisatie kwaliteit levert, betrouwbaar is en dat tegen een goede prijs doet. Intern is het van belang dat de juiste processtappen worden gevolgd en dat informatie eenduidig wordt vastgelegd. Dat blijkt vaak een lastige opgave omdat de benodigde informatie verspreid is over verschillende systemen en afdelingen. Sandra Bakker, Programmamanager Digitalisering bij Strukton Worksphere, legt in dit blog uit hoe haar organisatie de documentatie van aanbestedingen drastisch vereenvoudigde met Sales Cloud.

Bij Strukton Worksphere zijn we gespecialiseerd in het onderhoud van technische installaties in gebouwen. Onze 1.700 medewerkers maken van gebouwen prettige leef- en werkomgevingen. Dat doen we door te zorgen voor basale zaken als verlichting en airconditioning, maar ook met geavanceerde gebouwautomatisering.

We zijn voortdurend op zoek naar nieuwe opdrachten die bij ons passen. Daarom schrijven we regelmatig in op aanbestedingen of maken prijsopgaves voor onze bestaande onderhoudsklanten. Tijdens een dergelijk verkooptraject is het noodzakelijk informatie vast te leggen, bijvoorbeeld over waarom we wel of niet meedoen of wie onze concurrenten zijn. In het verleden werd dit vastleggen op diverse plekken gedaan en kostte het veel tijd en moeite om deze informatie op een later moment weer boven tafel te krijgen.

chatbot & phone

Meer weten over gestroomlijnde processen in de cloud?

Omarm de toekomst van sales en ontdek de mogelijkheden van de cloud.

Onvolledig en tijdrovend tenderbeheer

Om je een voorbeeld te geven: het beheer van tendertrajecten gebeurde bij ons in afzonderlijke spreadsheets. Strukton Worksphere is opgedeeld in regio’s en iedere regio – en daarbinnen iedere afdeling – hanteerde eigen Excel-lijsten met losse brokjes informatie. Iedereen had dus een deel van de puzzel, maar het totale (landelijke) overzicht ontbrak vaak. Ook was bij veel schakels in het oude proces handmatig werk aan de orde van de dag. Daarom besloten we het roer om te gooien en kozen we voor de CRM-oplossing van Sales Cloud. Dit werpt inmiddels zijn vruchten af.

Toegenomen transparantie

Het werken met Sales Cloud bespaart ons veel tijd en de transparantie van verkooptrajecten is toegenomen. In plaats van het vastleggen van informatie in spreadsheets leggen wij het nu centraal vast in Sales Cloud. Van het signaleren van leads en opportunities, tot het samenstellen van de juiste documenten die samenhangen met een aanbesteding. Bovendien kun je, door CRM te koppelen aan andere bronnen, het rapportageproces sterk vereenvoudigen.

Tijdsbesparing

Nieuwe leads of opportunities aanmaken is eenvoudig. Daar kun je vervolgens bijzonderheden aan koppelen. Bijvoorbeeld de afweging om wel of niet mee te doet aan de tender of door het verslag van een locatiebezoek toe te voegen. Door in één omgeving te werken, voorkom je ook dat verschillende mensen formulieren of documenten met dezelfde projectinformatie aanmaken. Iedereen kijkt nu naar dezelfde informatie.

Op basis van de ingevoerde informatie kunnen gebruikers via het systeem eenvoudig een projectnummer of een nieuwe debiteur aanvragen. Ook genereer je in een handomdraai een projectdocument, waarin alle gegevens die reeds in CRM zijn ingevuld, worden overgenomen naar Microsoft Word. Dit proces maakt handmatig werk en het heen- en terugsturen van allerlei tendergegevens in spreadsheets en formulieren overbodig.

Door gebruik te maken van verplichte velden garandeert het systeem bovendien dat de projectinformatie volledig is. Daarnaast hebben we diverse workflows ingebouwd om automatische meldingen te versturen op het moment dat een taak afgerond is, of actie is vereist. Het sturen van losse mails is hiermee overbodig geworden. Alle stappen worden hierdoor vastgelegd in het systeem. Zo zie je direct de huidige status van een aanbestedingstraject en kun je de voortgang bewaken. Door het elimineren van dubbele handelingen en de automatische workflow mails bespaart dit per verkoopkans al gauw 30 tot 40 minuten. Op jaarbasis betekent dat een besparing van 1.550 tot 2.000 manuren. Tijd die we in plaats daarvan kunnen besteden aan onze klanten.

Sales Cloud smaakt naar meer

We verzamelen sinds de start van het CRM-project grote hoeveelheden informatie over onze tendertrajecten. Op basis van deze data kunnen we gaan bepalen welke trajecten statistisch gezien meer kans van slagen hebben. Dat maakt het mogelijk om strategisch te sturen op kansrijke projecten.

In de toekomst zien we nog veel meer kansen. We werken momenteel aan de mogelijkheid om offertebrieven en klanttevredenheidsonderzoeken via het systeem te versturen. En onderzoeken of het systeem een capaciteitsplanning kan genereren op basis van de ingevoerde informatie.

Er is dus nog genoeg te wensen. Maar binnen een jaar hebben we een einde gemaakt aan inefficiënt overtypwerk. Daardoor besparen we veel tijd. Dankzij de toegenomen transparantie en het koppelen van databronnen nemen we bovendien beter onderbouwde beslissingen. We zijn dus al een heel eind op weg in onze missie om de juiste personen op het juiste moment van de juiste informatie te voorzien en in onze ambitie om efficiënter te gaan werken.

Heb ik je interesse gewekt en wil je meer weten? Tijdens Connect to Innovate gaf Strukton Worksphere een sessie over Praktijkcasus Sales cloud en Service cloud.