SCM

Deel via:

De 3 pijlers voor een succesvolle S&OP implementatie

Tijdens connect to innovatehét event van SAP en de VNSG – gaven verschillende bedrijven in workshops en sessies een kijkje in de keuken. Een gelegenheid bij uitstek om best practices te delen en inspiratie op te doen. Frank Damen en Dirk Hofkens van AEPEX vertelden over de implementatie van SAP IBP voor Sales & Operations Planning (S&OP) bij aardappelproducent Lamb Weston.

Dirk Hofkens gaf tijdens de sessie uitleg over de drie belangrijke pijlers die voor AEPEX onder elke S&OP implementatie staan: visie, voorbereiding en tooling. Ook de implementatie bij Lamb Weston kwam aan bod.

1. Visie

Een belangrijke motivatie voor veel organisaties om S&OP te doen, is om inkoop, marketing, productie en sales beter op elkaar af te stemmen op operationeel niveau. En uiteindelijk wil je die geaccordeerde plannen hergebruiken op strategisch niveau. Het is belangrijk om jouw visie te onderbouwen met een business case die zowel kwalitatieve als kwantitatieve verbeteringen kent. Je stelt duidelijke doelen en weet precies hoe je voortgang en succes kan meten. Er zijn ruwweg twee voordelen in zo’n business case:

  • Service, oftewel capability to promise.
  • Costs, oftewel capability to control cost

Feit is dat er vooral veel voordelen zijn voor de supply chain. Denk aan voorraadbeheersing, betrouwbaardere leveringen, accurate uitwisseling van informatie met leveranciers en efficiënt gebruik van productiemiddelen. Logisch, want je wilt op operationeel niveau verbeteren en dat is toch vooral het werkveld van supply chain. Maar daarin zit ook een valkuil: 80 procent van de voordelen haal je in de verbetering van de operationele executie. Zorg er daarom voor dat je visie breder is. Zet een business case op met tooling die ook van waarde is voor de volgende stappen in je transformatie naar IBP.

2. Voorbereiding

Het goed uitvoeren van je visie heeft ook een goede voorbereiding nodig. Daarbij zijn twee pijlers belangrijk: data & structuur. Je wilt de verschillende planningsprocessen met elkaar verbinden. Data is daarbij essentieel. Je wilt tenslotte dat iedereen in de organisatie toegang heeft tot dezelfde data, per planningsproces afgestemd naar het niveau waarop het voor dat proces nuttig is. Bovendien wil je met die data afwijkingen kunnen analyseren en aanpakken. En diezelfde data kun je tot leven brengen met monitors en alerts. Op die manier kun je in de gaten houden of alles nog volgens plan loopt.  282142_DataSharing_R_blue.png

Maar een goede voorbereiding vraagt ook om structuur.  Het is daarbij essentieel dat je ervoor zorgt dat iedereen die uiteindelijk een rol speelt in het traject aan boord is. Je hebt met die personen gesproken, je weet waar zij knelpunten zien en waar zij kritisch over zijn. Dit leg je vast in ‘engagement briefs’. Die briefs gebruik je om een structuur van meetings op te zetten en om de inhoud van die meetings te bepalen. Dat neem je mee in je masterplanning-cyclus. Creëer die cyclus in een IBP ‘state of mind’, voordat je begint met systemen.

3. Tooling

Tenslotte de laatste pijler, tooling. Je wilt niet plannen om te plannen, maar je wilt plannen om excellent te zijn in de operatie. Daarbij is het belangrijk dat de organisatie in staat is om het plan uit te voeren. Dat lijkt eenvoudig, maar vergeet niet dat alle processen aan elkaar komen te hangen, in een transparant geheel. Vergeet ook niet dat je van alle deelnemers een grote inspanning vraagt om in het proces mee te gaan. Als na een paar rondes blijkt dat de supply chain niet in staat is om het plan te volgen, dan zal de motivatie snel afnemen.

Graadmeters voor succes

Behalve om voorafgaand aan de implementatie goed na te denken over deze drie pijlers, is het ook interessant om achteraf te zien waar het succes zich laat zien. Zo merkten we in het geval van de SAP IBP implementatie bij Lamb Weston dat er een zeer hoge adoptiegraad was. Vanuit de business vroegen gebruikers ons al in de eerste maand naar de vervolgstappen. Ze wilden het liefst zo veel mogelijk processen in SAP IBP onderbrengen. Daarnaast hoorden we dat voorheen het budgetproces altijd zorgde voor een flink blok in de agenda, maar dat bleek nu helemaal niet meer nodig. Mensen hadden plots een minder volle agenda! Een laatste voorbeeld waaruit het succes blijkt, is dat het ‘pingpongen’ van informatie nu tot het verleden behoort. Een controller hoeft niet meer tegen sales te zeggen dat de aangeleverde input niet goed is; de salesmanagers zien direct de impact van hun eigen input en corrigeren zichzelf.

Benieuwd naar jouw ideale traject voor een betere Sales & Operations Planning? Neem contact met ons op via fdamen@aepex.com . En bekijk ook eens de onderstaande video waarin Frank Damen op pakkende wijze uitlegt hoe je SAP IBP succesvol kunt implementeren.