Robots: zo worden ze onderdeel van de financiële afdeling

Automatisering van de financiële afdeling is een zeker gegeven, iets waarbij Robotic Process Automation (RPA) centraal staan. Binnen deze afdeling worden robots door verschillende teams ingezet, die ieder anders kunnen denken over het omarmen van robots. Om van de implementatie van Robotic Process Automation (RPA) een succes te maken, is het daarom noodzakelijk robots onderdeel te maken van de financiële afdeling.

Stel dat een robot succesvol is geïmplementeerd door een team binnen je organisatie. De robot maakt onderdeel uit van een proces en levert het team concrete winst op. Om het gebruik van deze robot zal procesveranderingen met zich meebrengt. Ook andere teams krijgen met deze nieuwe processen te maken en moeten afscheid nemen van hun vertrouwde werkwijzen. Dit kan tot weerstand leiden.

chatbot & phone

Meer weten over de digitale transformatie van de finance-afdeling?

Lees tips, uitdagingen en best practices voor de digitale tranformatie van de finance-afdeling in dit e-book

 Tips voor een succesvolle implementatie

De volgende tips helpen deze weerstand te overwinnen en RPA succesvol uit te rollen in een end-to-end proces:

  • Moedig participatie aan: betrek alle betrokken werknemers bij discussies en brainstormsessies om de omarming te vergroten. Zorg vanaf het begin voor betrokkenheid, en niet pas nadat alle ontwerpbeslissingen zijn genomen.
  • Maak beloftes waar: het niet realiseren van mijlpalen bij de implementatie van RPA maakt het change management-proces aanzienlijk ingewikkelder. Indien de implementatie niet succesvol lijkt, is het een uitdaging anderen te overtuigen de robot te omarmen.
  • Houd het simpel: maak vergaderingen en presentaties waarbij RPA wordt geïntroduceerd aan personeel niet te ingewikkeld. Communiceer zowel duidelijk als overtuigend en benadruk de voordelen die gebruikers kunnen verwachten. RPA is in de kern relatief eenvoudig. Indien u deze eenvoud communiceert, kunt u eventuele zorgen en angsten wegnemen.
  • Lever goede ondersteuning: succesvol change management eindigt niet na de implementatie. Ieder project brengt bugs en problemen met zich mee. Blijf daarom ondersteuning bieden om deze problemen op te lossen. Sceptici hebben slechts een klein probleem nodig om het volledige project in een kwaad daglicht te stellen. Pak ieder probleem – hoe klein dan ook – actief op om de omarming van RPA tot een succes te maken.

 De implementatie van RPA in een end-to-end-proces brengt onvermijdelijk emotionele reacties met zich mee. Het slechtste wat je kunt doen is deze emoties negeren. Iedere gebruiker maakt dezelfde verandering door, maar doet dit op zijn eigen snelheid.

Omarm robots

Bedrijven en hun processen veranderen continu. Indien gebruikers de voordelen niet zelf ervaren, is het een uitdaging hen te overtuigen deze veranderingen te omarmen. Door te kiezen voor een inclusieve aanpak waarbij je luistert naar zorgen en gebruikers onderdeel maakt van het proces kan weerstand worden teruggedrongen en weggenomen. Je zult zien dat mensen hierdoor robots omarmen en enthousiast worden over de mogelijkheden.