Procurement

Deel via:

De werkelijke kosten van factuurafhandeling

FactuurverwerkingWeet een CFO eigenlijk hoeveel de factuurverwerking de organisatie daadwerkelijk kost? Waarschijnlijk niet, en dat is misschien maar beter ook. Want de voor een CFO zichtbare kosten, zijn slechts het topje van de ijsberg. Veel geld gaat namelijk verloren aan processen die zich letterlijk buiten het boekje afspelen. Maar daar valt gelukkig wat aan te doen.

Handmatige factuurverwerking is een arbeidsintensief proces dat vaak een behoorlijke wissel legt op de bedrijfsprestaties. Er gaan de nodige uren mee gemoeid. Denk niet alleen aan het handmatig invoeren en verwerken zelf. Maar ook aan bijvoorbeeld het beantwoorden van vragen over betalingsstatus. De medewerkers van de crediteurenafdeling hebben er de handen vol aan. Toch is dat niet direct de eerste zorg van een CFO.

“Rogue spending”

CFO’s hebben een nog veel groter probleem: die van de onzichtbare kosten. Kosten die je niet terugvindt op de jaarrekening. In het procurement-jargon worden deze uitgaven ook wel 'rogue spending' genoemd.

De medewerkers op de sourcing-afdeling mogen bekwaam zijn in het afsluiten van orders. Maar hoe komen die tot stand? Een hardnekkig fenomeen is 'maverick buying'. Hierbij plaatsen medewerkers op eigen houtje orders, buiten het officiële inkoopproces om. Daardoor missen ze de zwaarbevochten, uitonderhandelde voordelen van de inkoopcontracten met de preferred suppliers.

Tasten in het duister

Zonder systeem waarmee je orders naar contracten kunt herleiden en vice versa, is het tasten in het duister. Bedrijven van alle formaten en in alle industrieën verliezen op die manier veel geld. Dat kan oplopen tot miljoenen euro's. Maar nergens is dat terug te vinden in de boekhouding.

Vergelijk het met creditcardfraude. Geeft iemand duizenden euro's uit op jouw kaart, dan zie je dat bij het eerstvolgende afschrift en kun je actie ondernemen. Als de bank je al niet eerder heeft gebeld vanwege het verdachte uitgavenpatroon. Maar extra uitgaven door contractbreuk vallen nauwelijks op. De uitgavenposten zelf zijn immers nauwelijks verdacht. Het gevolg: maatregelen blijven uit of komen te laat.

In een poging die rogue spends te verkleinen, wordt procurement vaak ingeschakeld om transacties te screenen. Zonde, want die tijd gaat ten koste van meer strategische activiteiten. Zoals het verscherpen van inkoopdeals. Zaken die echt veel geld kunnen opleveren, maar wel tijd en aandacht vereisen.

Fouten en foutjes

Dan is er nog een andere vaak onderschatte kostenpost: die van de facturen die extra aandacht vereisen vanwege allerlei fouten in de facturen zelf. Uit onderzoeken komt naar voren dat tot wel 30% van de facturen fouten bevat. Dat vereist vaak opnieuw afstemming met de klant. Ga maar na hoeveel facturen daardoor extra tijd vereisen en wat dat netto per factuur aan arbeidsloon kost. Profiteren van eventuele early-payment kortingen zijn in ieder geval van de baan.

Is al die ellende te voorkomen? Absoluut, als we afstappen van de papieren, ‘analoge’ facturen en de menselijke, feilbare verwerking daarvan. Papier en de mens: het is een ongelukkige, kostbare combinatie.

Quick wins

In een networked economy kan factuurafhandeling heel goed geautomatiseerd plaatsvinden. Juist facturen hebben vaak een standaardopbouw en een dito afhandelingssproces. En wat voldoet aan regelmaat en standaarden rijmt goed met automatisering. Het automatiseren van het factuurproces is dan ook een echte 'quick win'. Nog beter is een zakelijk bedrijvennetwerk waarbij niet alleen facturatie, maar ook de automatische afstemming van contracten, facturen en orders volledig gegarandeerd is.

Minder eilandjes

Winst valt vaak ook te behalen in de organisatiestructuur. Vaak zijn inkoop en finance twee aparte eilandjes. De kracht van een efficiënte procurement-organisatie zit juist in de synergie en samenwerking tussen die twee afdelingen. Bij inkoop is altijd sprake van een bestelling (inkoop) en een factuur (finance). Beide partijen hebben belang in dit proces, en moeten dus ook samenwerken om hun belangen te beschermen. Vooral ook om samen kansen te spotten voor meer efficiency, en dus voor kostenbesparingen. Anders is er sprake van een gemiste kans. Ik probeer mijn gesprekken met inkoop dan ook altijd te combineren met mensen van finance!

 


 

Reageren op dit blog?