Overheid

Deel via:

5 redenen waarom de overheid haar bedrijfsvoering moet harmoniseren

Processen harmoniserenAlle ministeries in Nederland mogen zelf bepalen hoe ze hun ondersteunende bedrijfsprocessen inrichten. Vrijheid, blijheid zou je denken. Maar niets is minder waar. Het leidt vooral tot een warboel van verschillende IT-oplossingen en procedures. Dat zorgt ervoor dat informatie niet of op z’n minst moeilijk uitwisselbaar is. Het resultaat voor de burger is dat de informatievoorziening door die versnippering veel minder transparant is. Ook de Algemene Rekenkamer sprak zich op Verantwoordingsdag kritisch uit. Volgens hun rapport is er nog altijd geen duidelijke verbetering in de beheersing van ICT-projecten wat betreft doorlooptijd en budget. 5 argumenten voor harmonisatie.

1: Harmonisering bespaart kosten

Het standaardiseren van processen en daarmee op de langere termijn ook IT resulteert vrijwel altijd tot minder kosten. Het beheer wordt immers efficiënter mede dankzij het reduceren van de overhead. Ook het inrichten van processen vindt veel effectiever plaats, doordat niet ieder ministerie opnieuw het wiel hoeft uit te vinden. Dat scheelt allemaal belastinggeld.

[tweetthis]Het standaardiseren van processen en daarmee ook IT bespaart vrijwel altijd kosten.[/tweetthis]

2: Geen extra 'brug' naar Ministerie van Financiën noodzakelijk

Ieder ministerie moet zijn financiële balans voorleggen aan het Ministerie van Financiën, het zogenoemde budgettair overlegsysteem. Die boekhouding vindt plaats vanuit verschillende systemen, namelijk de systemen die bij de ministeries in gebruik zijn. Als alle processen geharmoniseerd zijn moet ook het interdepartementaal overlegsysteem overbodig zijn.

Het is dus essentieel om een 'digitale brug' te ontwikkelen die de verschillende systemen koppelt met de oplossing van het Ministerie van Financiën. Een brug die niet nodig is als alle ministeries van hetzelfde financiële systeem gebruikmaken. Onhandig en onnodig kostbaar dus.

3: Harmonisering maakt personeel beter uitwisselbaar

Wanneer ambtenaren switchen van departement, moeten zij steeds met nieuwe systemen en processen leren werken. Voor ministerie-specifieke oplossingen die te maken hebben met de core business is dat natuurlijk logisch. Maar voor ondersteunende activiteiten betekent het alleen maar een onnodig leer- en gewenningsproces. Dat kan veel eenvoudiger.

4: Vlottere samenwerking en minder onderlinge concurrentie

Samenwerking heeft baat bij standaardisatie. Het onderling uitwisselen van resultaten, ervaringen, kennis en informatie is veel eenvoudiger als processen en systemen met elkaar matchen. Nu is dat allesbehalve het geval.

5: Harmonisering zorgt voor een transparantere overheid

De verschillende systemen en processen maken het de burger niet gemakkelijk. Stel, je wilt weten hoeveel het Rijk jaarlijks uitgeeft aan onderwijs. Logischerwijs ga je te rade bij het ministerie van Onderwijs. Maar dan mis je een deel van het verhaal: het landbouwonderwijs staat geregistreerd bij het ministerie van Landbouw, in een apart systeem… Althans, zo was het toen er nog een apart ministerie van Landbouw was en eerlijk gezegd weet ik niet eens of het nog zo is, maar de boodschap is duidelijk.

Harmonisatie maakt ook de interne processen veel beter vergelijkbaar. Ministeries kunnen hierdoor eenvoudiger benchmarken. Waarom heeft bijvoorbeeld het Ministerie van Onderwijs zoveel FTE's nodig om de facturen betaalbaar te stellen? Waarom is ziekteverzuim op ministerie X veel hoger dan ministerie Y? Nu is het vergelijken van al die gegevens uit al die verschillende systemen een hell of a job.

Silo's

Toegegeven, ik ben in de inleiding niet volledig geweest. Er zijn wel degelijk twee processen gestandaardiseerd: de HR self-servicing voor de medewerkers en inkoop. De Nederlandse overheid is enkele jaren geleden overgestapt op P-Direkt, een systeem voor het aanvragen van verlofdagen, registreren van ziekte, enzovoorts. Dat leverde overigens, naar eigen zeggen, direct een besparing op van 240 miljoen euro. Ook inkoop is geharmoniseerd over ministeries. Toch zijn dit slechts gedeeltelijke harmonisaties. Binnen afzonderlijke silo's, zonder onderlinge uitwisselbaarheid.

Waarom is er is geen instantie in de overheid die volledige standaardisatie afdwingt? Deze taak zou perfect passen bij het pas opgerichte Bureau BIT, dat risicovolle IT-projecten van de overheid streng gaat toetsen en kaders gaat opstellen. Zij moeten nu niet met twee, maar met wel tien maten meten. Bovendien lopen we hopeloos achter op andere westerse landen als Frankrijk, Portugal, België, Canada en Australië, waar de processen allang geharmoniseerd zijn. Hoogste tijd voor verandering.

[tweetthis]BIT zou IT-harmonisatie binnen de overheid moeten afdwingen[/tweetthis]