Network & Spend management

    Deel via:

    Is er een innovatiekloof in het inkoopdomein?

    Inkoop wordt over het algemeen gezien als ondersteunende functie en niet als de kartrekker van innovatie of het brein achter de organisatiestrategie. Waarom eigenlijk? En hoe kunnen inkoopprofessionals dat tij keren? Ik ging op zoek naar de antwoorden.

    Recent onderzoek van Oliver Wyman toont aan: 84 procent van de inkoopprofessionals verwacht dat de digitale transformatie voor een golf van nieuwe initiatieven gaat zorgen binnen de inkoopwereld. Maar hoe kan het dat slechts een handjevol Nederlandse en Belgische inkooporganisaties voorzichtig stappen zet richting die veelbelovende digitale transformatie? Waarom krijgen Artificial Intelligence, Blockchain en Predictive Analytics nog zo weinig voet aan de grond?

    Ik vind dit interessante vragen. Ten eerste omdat het mij scherp houdt ten opzichte van innovatie; zijn al die hippe technologieën wel zo belangrijk? En ten tweede omdat ik de diepgewortelde overtuiging heb dat inkoop veel meer strategische invloed kan uitoefenen dan nu het geval is.

    Wat zeggen de cijfers?

    Net als veel inkoopprofessionals, ben ik behoorlijk van de cijfers. En kwantitatieve onderzoeksresultaten onderschrijven dat er een grote strategische rol is weggelegd voor inkopers en een grote administratieve rol voor technologie.

    • SAP Performance Benchmarking: “Inkooporganisaties besteden 52 procent van hun tijd aan transactionele en routinematige activiteiten.”

    • McKinsey: “60 procent van source-to-pay processen kunnen grotendeels tot helemaal worden geautomatiseerd, met een flinke kostenbesparing als gevolg.”

    • ATKearney: “Dankzij Advanced Analytics kunnen inkopers 40 procent besparen op de inkoop van componenten of diensten.”

    • IBM Use Case: “Met de inzet van Blockchain kunnen de kosten per factuur met 60 procent omlaag.”

    • Caps Research: “De waarde van de producten en diensten die een organisatie aanbiedt, is voor 65 procent afkomstig van leveranciers.”

    Enerzijds zijn inkopers dus veelal administratief bezig, terwijl zij dit niet als hun grootste kracht ervaren. En anderzijds gaan technologische ontwikkelingen zo snel dat het uitvoeren van administratieve activiteiten de nummer één kracht van technologie is geworden. Er is dus sprake van een grote overlap tussen wat mensen doen en wat technologie kan. En die overlap zorgt voor een innovatiekloof, hoe paradoxaal dat ook klinkt.

    Is die innovatiekloof erg?

    Ik zie de kloof vooral als een kans. Want als jij er wél voor kiest om langzaam innovatieve stappen te zetten en jouw afdeling te vernieuwen, loop je dus al snel voor op anderen die nog vertwijfeld aan het begin van de kloof staan. Het kan dus in jouw voordeel werken.

    Mijn advies is om voorzichtig de stap te zetten. Want met een oude manier van werken kun je nooit toffe nieuwe dingen doen. Je blijft dan rondjes draaien in een vicieuze cirkel; als je strategisch geen aantoonbare waarde toevoegt, geeft het management je nooit de financiële middelen om te gaan innoveren. Dat maakt het wel heel moeilijk voor jouw afdeling om zich te ontwikkelen van ondersteunend naar strategisch.

    Daarbij ontwikkelt het zakelijke speelveld zich ook gewoon. Denk aan de nieuwe manier van arbeid inkopen, via flexibele contracten. Of denk aan jouw eindgebruikers die steeds meer gewend raken aan de soepele shopervaring die zij privé almaar krijgen voorgeschoteld door Coolblue, Albert Heijn en Amazon. Het zou zonde zijn als je daar niet op zou inspelen.

    Kunnen inkopers de kloof dichten?

    Natuurlijk kunnen inkopers dat! Mijn advies is alleen om niet meteen in het diepe te duiken met Blockchain en Artificial Intelligence. Met kleine stappen kom je er ook, en misschien zelfs wel sneller. Omdat je dan in een vroeg stadium al innovatieve successen kunt behalen, die jouw eindgebruikers en het management zeker zullen waarderen. Enkele voorbeelden van die kleine, snelle stappen:

    Spot buying

    Kan jouw afdeling strategisch het verschil maken met de inkoop van kantoorbenodigdheden of andere niet-strategische commodities? Die kans is vrij klein. Daarom is het zonde om hier veel energie in te steken. Gelukkig is dit precies zo’n administratieve taak die systemen tegenwoordig veel sneller en beter kunnen uitvoeren dan mensen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk de e-commerce-omgeving van Ebay of Mercateo te integreren in je inkoopoplossing, zodat jouw eindgebruikers moeiteloos zelf artikelen kunnen bestellen. Dat heeft meerdere voordelen: shoppen wordt net zo eenvoudig en intuïtief als via de bekende consumentenwebshops, én eindgebruikers kunnen producten bestellen waar jij vooraf niet eens aan hebt gedacht. Zij voelen zich daardoor echt geholpen door het inkoopsysteem in plaats van afgeremd, en bestellen buiten het systeem om is niet meer nodig. Bovendien beheer jij welke content via deze platformen kan worden besteld, zodat bestellingen altijd voldoen aan de bedrijfspolicy. Een dergelijke oplossing reduceert de “tailspend” enorm en verhindert het complexe master data proces van “one-time vendors”. Daarnaast geeft het inzicht waar de organisatie nu precies behoefte aan heeft en normaal gesproken buiten systemen om zou inkopen.

    Spot quoting

    Als marketeers binnen jouw organisatie de diensten van een grafisch ontwerper willen inkopen, dan kunnen zij zo’n kleine offerte best zelf opvragen en vergelijken bij vooraf geselecteerde leveranciers. Dat gaat een stuk sneller dan de aanvraag via een shared service center of inkoopafdeling te laten lopen. Helemaal als het volledig elektronisch via een netwerk wordt ondersteund. Marketeers vullen zelf in wat ze willen inkopen, die aanvraag doorloopt automatisch de juiste policy en wordt elektronisch doorgezet naar de juiste leveranciers. Jij hoeft je niet meer bezig te houden met dit soort administratieve processen. Die tijd kun je beter besteden aan strategische inkoopactiviteiten.

    Aan welke kant van de kloof wil jij staan?

    Ja, het is een beetje een retorische vraag natuurlijk. Maar weet dat je het zelf in de hand hebt. Met simpele aanpassingen neemt technologie direct veel administratieve last bij jouw afdeling weg. En dat geeft de tijd en ruimte om strategisch bezig te zijn, bijvoorbeeld met thema’s als duurzaamheid en een eerlijke keten. Zo bouw je mee aan de branding en het imago van jouw organisatie. Want ja, uiteindelijk is 65 procent van de waarde van jullie product- en dienstenaanbod afhankelijk van de leveranciers, en zit jij het dichtst bij die bron.

    Tijdens Connect to Innovate op 3 oktober doken we dieper in deze relevante spend management topics en schreef ik er een blog over. Zo gaf Ynzo van Zanten antwoord op de vraag ‘Wat kan inkoop leren van Tony’s Chocolonely?’ Daarnaast gaf ik samen met de Procurement Program Manager van Royal Philips een sessie over de digitale inkoop transformatie. Lees het blog.

    Lees blog