Network & Spend management

Deel via:

Inkopers, vertaal je ideeën naar de KPI’s van de organisatie

Inkopers zijn niet de beste verkopers. René Kerp, Director SAP Ariba Benelux, ziet regelmatig dat inkopers vol goede ideeën zitten, maar deze vervolgens niet kunnen verkopen binnen de organisatie. Volgens René moet inkoop de vertaalslag maken naar de business en data slimmer inzetten. Want alleen dan zetten inkopers hun ideeën op de agenda van besluitvormers.

Voordat ik begon bij SAP, was ik zelf ondernemer en dus inkoper voor mijn eigen bedrijf. Naarmate mijn bedrijf groeide, merkte ik dat mijn personeel regelmatig bij mij aanklopte met nieuwe ideeën. Meestal gaf ik ze het mandaat om hun idee zelfstandig uit te werken tot een business case, maar achteraf had ik mijn medewerkers beter moeten begeleiden in het opstellen van de business case. Vaak hadden ze goede ideeën, maar was hun verhaal slecht verpakt. Ze schreven de business case vanuit hun eigen afdeling, waardoor ik dikwijls de toegevoegde waarde niet zag voor mijn bedrijf. Hadden ze hun verhaal meer toegespitst op mijn prioriteiten (KPI’s), dan hadden ze mij waarschijnlijk wél overtuigd.

Disconnect

Diezelfde disconnect zie ik vaak terug in procurement. Inkoop is een snelle business waar iedere kleine verbetering veel winst op kan leveren. Daarom komt het regelmatig voor dat inkopers een business case voorleggen aan besluitvormers binnen de organisatie. Inkopers hebben echter vaak moeite om hun ideeën te verkopen. Dat heeft twee belangrijke redenen. Enerzijds maakt inkoop niet de vertaalslag naar de KPI’s van besluitvormers. Anderzijds is hun business case vaak gebouwd op aannames in plaats van feiten. Aan de hand van een actueel voorbeeld laat ik je zien hoe dat komt en hoe inkoop dat op kan lossen.  

Vertaalslag naar KPI’s van besluitvormers

Stel je ontdekt als Chief Procurement Officer contract leakage in je organisatie. Je komt inkooporders tegen die niet refereren naar een contract, terwijl er voor die order wel een bestaand contract met een leverancier gebruikt had kunnen worden. Daardoor benut je als inkoopafdeling niet alle voordelen van contractafspraken. Potentieel koop je hierdoor duurder in dan noodzakelijk en bij leveranciers die geen goede screening hebben doorlopen.

Je draagt daarom een business case aan bij de CFO met een concrete oplossing. Je vertelt hoe jouw organisatie contract leakage kan voorkomen. Maar de term contract leakage zegt je CFO niets. De kans is dus groot dat hij de noodzaak niet ziet om jouw probleem aan te pakken.

Daarom moet je de vertaalslag maken naar de KPI’s van jouw CFO. Wat vindt jouw CFO persoonlijk belangrijk? Wat zijn de zakelijk doelstellingen van jouw CFO? Door zijn agenda goed te begrijpen, vertaal je jouw business case naar zijn KPI’s. In plaats van de term contract leakage te gebruiken, vertel je jouw CFO dat de organisatie kortingen misloopt. Je geeft aan dat contracten met leveranciers niet optimaal worden benut door inkoop. En dat de business meer marge had kunnen behalen op bepaalde producten, als inkoop had geweten dat producten voor een lagere prijs beschikbaar zijn bij een leverancier.

Weg met aannames

Bij het maken van een business case wordt ook vaak vergeten om aannames te onderbouwen met feiten en cijfers. In bovenstaand voorbeeld kan een probleem zoals contract leakage zichtbaar worden gemaakt door data. Gebruik daarom slimme tools om met relevante data een stevig fundament te leggen voor jouw business case. Beantwoord hiermee bijvoorbeeld hoeveel inkooporders er buiten de contracten met leveranciers om gesloten zijn. Of hoeveel korting zijn we misgelopen per product? Hoeveel meer winst hadden we kunnen maken per product?

Een probleem zoals contract leakage speelt bovendien niet alleen in jouw organisatie. Er zijn talloze bedrijven die dit probleem al hebben aangepakt. Verdiep je daarom in best practices en customer succes cases van andere organisaties. Zo ontdek je welke oplossingen wel of niet werken. En mogelijk vind je al een concrete oplossing voor jouw probleem.

De struikelblokken waarover ik vertel, lijken simpel en liggen misschien erg voor de hand. Toch zie ik het in de praktijk vaak misgaan. En dat is zonde, want daarom verdwijnen goede ideeën in een bureaula. Bovendien zijn deze problemen eenvoudig op te lossen. Door de taal te spreken van besluitvormers en je aannames te onderbouwen met data, zorg je als inkoper voor een relevante business case en zet je jouw ideeen op de agenda van jouw organisatie.

Wil je weten hoe je als inkoper een solide business case maakt? Of ben je benieuwd welke tools je daarvoor kunt gebruiken? Neem dan contact met mij op via rene.kerp@sap.com of bel mij op (06) 12 99 28 90.

Meer weten over business, technologie & procurement? Connect to Innovate vindt dit jaar plaats op 2 en 3 oktober in het NBC Congrescentrum te Nieuwegein. Registreren doe je snel en eenvoudig via www.connect-to-innovate.nl.