MKB

Deel via:

De robot die van e-facturatie écht een succes maakt

Over twee jaar kan niemand meer om e-facturatie heen. Volgens Sander van der Wijngaart, Managing Partner bij Avelon, volgt het bedrijfsleven binnen no time het voorbeeld van de Nederlandse overheid om vanaf begin 2019 enkel nog maar met e-facturatie te werken. Toch weten veel organisaties volgens Sander nog niet hoe ze nauwkeurig digitaal facturen kunnen ontvangen en automatisch verwerken. Hij legt je in deze blog uit hoe robotisering daar snel verandering in gaat brengen.

 E-facturatie ontwikkelt zich stormachtig. Sinds het in 2009 wettelijk toegestaan is om digitaal te factureren, stapten de meeste organisaties af van de papieren factuur. De opkomst van e-facturatie is uiteraard positief, maar heeft wel gezorgd voor een enorme wildgroei in de manier waarop mensen factureren. De meeste bedrijven kiezen voor PDF omdat het vooral makkelijk is voor de verzender. Maar er zijn ook gestructureerde vormen (CSV, XML) en standaarden (UBL, Simplerinvoicing).

PDF’s uitlezen

 Het nadeel van PDF is dat het lastig is om relevante data nauwkeurig uit een factuur te halen. Daarvoor is echter een tool bedacht, Optical Character Recognition (OCR). Met deze tool kunnen bedrijven facturen met patroonherkenning nauwkeurig uitlezen. Nadeel is echter dat het systeem getraind moet worden om een maximale correctheid van ‘slechts’ 80 procent te bereiken. Bovendien heeft OCR moeite om verschillende bedragen of datums op een factuur uit elkaar te houden. Toch vervelend als een systeem de factuurdatum en betaaldatum verwisselt.

Standaarden

 Daarom kiezen sommige organisaties ervoor om zelf afspraken te maken met leveranciers over e-facturatie. Bedrijf A en bedrijf B spreken onderling af om e-facturen te delen in een bepaald bestandstype. Deze aanpak is echter ook niet ideaal. Het kost bij veel oplossingen veel tijd, moeite en geld om iedere leverancier individueel te koppelen. En bij standaarden zoals UBL of SimplerInvoicing is het maar de vraag of de markt de standaard accepteert.

Eenduidige manier voor e-facturatie

Wij zien veel bedrijven worstelen met dit soort oplossingen, want ze bieden nog niet het gemak waar ze naar op zoek zijn. Organisaties zijn zich er desondanks van bewust dat er niet te ontkomen is aan e-facturatie, vooral niet nu de overheid steeds strengere regels hanteert om leveranciers te dwingen tot digitaal factureren. Het wordt daarom tijd dat we op een eenduidige manier onze e-facturatie gaan stroomlijnen.

Zero-touch factuurverwerking

 Daarin speelt robotisering een belangrijke rol. Want we zijn op weg naar een wereld waarin mensen slechts een marginale rol spelen bij het verwerken van facturen. Met zero-touch factuurverwerking worden menselijke handeling die geen toegevoegde waarde leveren volledig uitgesloten. Robots controleren facturen en vullen factuurgegevens aan, zoals grootboekregels en kostenplaatsen, op basis van vooraf gestelde coderingen.

Three way matching kan ervoor zorgen dat facturen automatisch betaald worden, zonder tussenkomt van een mens. De gegevens van de bestelling, goederenontvangst en op de factuur worden nauwkeuring met elkaar vergeleken om te voorkomen dat facturen dubbel of onterecht worden betaald.

Eenduidig bestandsformaat

Hoewel dit klinkt als toekomstmuziek, kunnen organisaties al een flinke stap zetten in hun digitale transformatie. Zo zijn diverse bedrijven overgestapt naar onze oplossing om alle facturen, ongeacht het bestandsformaat, op een eenduidige manier in hun systeem te krijgen. Zonder dat ze daarvoor handmatig moeten ingrijpen.

Digitale trechter

 Crediteurenadministraties die jaarlijks duizenden facturen van honderden klanten moeten verwerken, hebben zo geen omkijken meer naar de facturatie. Leveranciers versturen facturen in hun eigen bestandsformaat. Die facturen komen terecht in een soort digitale trechter die de bestanden omzet naar een eenduidig formaat.

Dat formaat wordt automatisch geïmporteerd, ingelezen en verwerkt in SAP. Inboeken of registreren gaat volledig automatisch. Liefst 98 procent van de geïmporteerde data is juist, om maar aan te geven hoe nauwkeurig het systeem is. En mocht er een foutje zijn, geeft het systeem zelf aan welke gegevens er ontbreken.

Organisaties zijn zo geen tijd meer kwijt aan tijdrovende handmatige handelingen zoals inboeken. Daarmee is de eerste stap gezet om de e-facturatie écht effectief in te richten. Daarmee creëert iedere organisatie ruimte voor finance-professionals om zich te richten op hun adviserende en controlerende rol en nog meer waarde te creëren voor de business. Waar wacht je nog op?

 

Wil je weten hoe jouw e-facturatie sneller, slimmer en geheel automatisch kan verlopen? Neem contact met mij op via wijngaart@avelon.nl of bel ons op 073-6408275.