MKB

Deel via:

Cloudmigratie: doen we het horizontaal of verticaal?

CloudmigratieMultinationals kiezen bij een overstap naar businesssoftware uit de cloud vaak voor de ‘golden flow’-methode: land voor land gaat de organisatie over op het nieuwe systeem. Dat kan echter veel slimmer en efficiënter.

Was cloudsoftware tot enkele jaren geleden vooral het domein van het MKB, tegenwoordig hebben ook multinationals de voordelen van standaardsoftware uit de cloud ontdekt. Steeds meer grote organisaties vervangen hun legacy onpremisesystemen met standaardsoftware uit de cloud. De voordelen zijn legio: de cloud is inmiddels volwassen, schaalbaar en zo goed als onderhoudsvrij.

Het klassieke migratietraject is nog altijd populair. Vaak beginnen ze in een enkel filiaal met de volledige transitie. Op basis van dat ‘totaalsjabloon’ rollen ze vervolgens land voor land uit. Een tijdrovende exercitie waarin bovendien veel kan misgaan.

Angstgegner

Grote organisaties zouden bij die strategie eigenlijk het beste kunnen starten met het land met de meeste omzet. Als je die goed automatiseert, heb je een prima sjabloon voor andere landen. Echter hebben bedrijven vaak last van het Angstgegner-effect. Voorzichtig starten ze in een klein land of vestiging. Hun gedachtegang: mocht de cloudtrein daar ontsporen, dan blijft de schade beperkt. In de praktijk blijkt het template van een klein land echter niet tot nauwelijks bruikbaar in andere filialen, omdat de processen te sterk afwijken. Met als gevolg dat ze in een volgend filiaal weer vanaf nul starten. Weg voordeel.

Horizontaal alternatief

Er is echter een slim alternatief voor deze ‘verticale’ methode: een horizontale aanpak. Organisaties kunnen vaak beter in plaats van een compleet land eerst een klein aantal belangrijke processen automatiseren. Processen die overal ter wereld nodig zijn en waar iedereen meteen baat bij heeft. Bijvoorbeeld accounting & finance, inkoop/accounts payable of verkoop/accounts receivable. Om daarmee vervolgens wereldwijd in een keer live te gaan.

Voorbeeld: Cardinal Health

Een goed voorbeeld vinden we bij Cardinal Health, een wereldwijde groothandel-distributeur in de geneesmiddelensector. Het bedrijf is actief in 28 landen, op 4 continenten. Het bedrijf moest hun business verzelfstandigen, omdat het werd afgesneden van moederorganisatie Johnson & Johnson. De processen finance & inkoop moesten zo snel mogelijk gestandaardiseerd over de hele wereld uitgerold worden, binnen uiterlijk 5 maanden. Een klein kernteam met een juist mandaat zorgde uiteindelijk voor wereldwijde overstap van deze processen naar standaard cloudsoftware in slechts 80 dagen. Ze konden daardoor eerder dan gepland zelfstandig opereren als bedrijf, maar ook eerder starten met het automatiseren van andere processen.

Hadden ze dit volgens de klassieke methode gaan, dan hadden ze voor al die 28 landen 28 keer apart alle problematiek moeten tackelen. Ze zouden dan iedere keer apart moeten nadenken over bijvoorbeeld de datamigratie en training bij go-live.

Deze aanpak heeft nog een aantal belangrijke voordelen:

1) Ieder land of filiaal krijgt ‘cloud-ambassadeurs’

Omdat in ieder filiaal een (klein) deel van de organisatie overstapt op de cloud, ontstaan ook (als het goed is) overal tevreden gebruikers van die cloud. Zo creëer je dus overal ter wereld ambassadeurs die anderen kunnen enthousiasmeren voor een overstap en als succesvoorbeeld dienen. Belangrijk, want een migratie naar de cloud is niet alleen een technisch, maar ook organisatorisch verhaal dat staat of valt bij gebruikersacceptatie.

2) Het voorkomt een Angstgegner-reflex

Deze methode dwingt organisaties te starten met hun belangrijkste processen. Daardoor blijft een Angstgegner-reflex, waarbij kleine landen of onbelangrijke processen voorrang krijgen, uit. Zo heeft de organisatie snel echt baat bij de cloudautomatisering en ontstaat de juiste basis voor de overstap van andere processen naar de cloud.

3) Risico’s blijven beperkt

Omdat bij de overstap slechts enkele processen naar de cloud migreren, is het risico veel kleiner dan wanneer in een keer alle processen veranderen.

4) Verticale aanpak blijft waar nodig altijd mogelijk

Natuurlijk is niet ieder land exact hetzelfde. Het ene filiaal zal meer gericht zijn op serviceverlening, het ander op productie. Maar doordat je met de belangrijkste processen in de cloud al een stevig fundament hebt gelegd, kun je afzonderlijke landen speciale aandacht geven. Voor het ene land ga je bijvoorbeeld de helpdesk-functies naar de cloud verhuizen, en in een ander land de productieprocessen.

Een horizontale migratie waarbij je start met een klein aantal processen is in veel gevallen veel verstandiger dan een verticale totaal-aanpak. Bespaar jezelf en je organisatie de ellende en verlies je niet in de ‘alles-of-niets’-strategie. Want daar zijn al veel IT-trajecten op stukgelopen.

 

 Wil je op de hooge blijven van alle blogs over MKB? Abonneer je op dit blog en ontvang dagelijks, wekelijks of maandelijks een overzicht met updates.

Abonneer