HR

Deel via:

Zorgplicht en zelf een reis boeken, gaat dat samen?

Een doorbraak in Duty of Care

Organisaties hebben de verantwoordelijkheid om hun medewerkers een veilige werkplek te bieden, wáár in de wereld ze ook zijn. Maar omdat reizigers hun zakelijke trip steeds vaker zelf boeken via bijvoorbeeld KLM en Airbnb, is het een uitdaging aan die zorgplicht te voldoen. Want hoe borg je de veiligheid als medewerkers via losse applicaties hun reizen bij elkaar klikken? Hoe houd je centraal het overzicht en weet je wie zich waar bevindt? Nieuwe technologie maakt dat razendsnel inzichtelijk.

Dinsdag 22 maart 2016. Het leek een dag als ieder ander; ik zou een demo geven bij een Nederlandse klant. Vanuit mijn woonplaats in België reed ik naar het noorden toen de betreffende klant belde. De demo kon niet doorgaan. Er waren zojuist drie aanslagen gepleegd in Brussel en men probeerde te achterhalen welke medewerkers mogelijk gevaar liepen. Een belletje met de reismanager leverde hen een lijst met namen op die ze konden combineren met het personeelsbestand van lokale collega’s in Brussel. Maar was deze lijst wel volledig? Hadden alle reizende medewerkers hun trip wel via die reismanager geboekt? Daar was onzekerheid over. En laat dat nu precies het onderwerp zijn waar ik die dag een demo over zou geven…

Groeiende onrust
Als Solutions Consultant van Concur Benelux kom ik regelmatig bij klanten over de vloer. En door de jaren heen zijn de gesprekken over Travel Risk Management steeds serieuzer van aard geworden. Mede door de aanslagen in Las Vegas, Brussel en Barcelona is elke organisatie zich er tegenwoordig van bewust dat een ramp zich – helaas – overal kan voltrekken.

Gelukkig laten we ons niet te extreem beïnvloeden door die gedachte. Het weerhoudt ons er in veel gevallen bijvoorbeeld niet van om internationale zakenrelaties te bezoeken. Onderzoek van de Global Business Travel Association wijst uit dat het aantal zakelijke reizen de komende jaren alleen maar zal toenemen. En die reizen boeken medewerkers in toenemende mate zelf, buiten de reismanager en het online boekingsprogramma om. Aan de ene kant handig, maar tegelijkertijd ook behoorlijk riskant. Want het ontbreekt daardoor aan één centraal overzicht van welke medewerkers zich waar in de wereld bevinden. Terwijl daar – in deze onrustige tijden – juist extreem veel behoefte aan is.

Hoe kunnen organisaties in het licht van deze ontwikkelingen voldoen aan de zorgplicht? En belangrijker nog: hoe brengen ze hun medewerkers in veiligheid als zij in een noodsituatie terechtkomen?

De oplossing: data en actie
Het antwoord op die vragen schuilt in data. Want als organisaties erin slagen alle Travel & Expense-data van hun reizigers samen te brengen op één platform, dan hebben zij volledig inzicht in de huidige locaties van hun medewerkers. Met alle data bedoel ik: boekingsgegevens van de reismanager, data van directe boekingen bij luchtvaartmaatschappijen, reisroutes via TripLink en TripIt, informatie van Uber, van Concur, noem maar op. Hoe uitgebreider de dataset, hoe beter.

Daarnaast moeten organisaties in geval van nood ook contact kunnen zoeken met medewerkers, hen in veiligheid brengen, advies uitbrengen (bijvoorbeeld: “Blijf in je hotelkamer”), hen van medische zorg voorzien én het thuisfront informeren. De manier waarop deze crisiscommunicatie en hulpverlening wordt toegepast, kan letterlijk het verschil maken tussen leven en dood.

Nieuwe technologie
Kortom, een uitgebreide dataset, realtime monitoring van wat er in de wereld speelt én kordate acties maken het mogelijk om medewerkers in risicogebieden te identificeren en in veiligheid te brengen. Gelukkig is dit nu mogelijk, dankzij de almaar doordenderende technologische ontwikkelingen. Zo kan data van meerdere platforms nu worden samengebracht in de reisapplicatie waar die organisatie mee werkt, zodat een uniform overzicht ontstaat van welke medewerkers zich waar bevinden. En dat beperkt zich niet alleen tot medewerkers die een zakelijke reis geboekt hebben, maar ook het thuisadres en kantooradres van medewerkers wordt hierin meegenomen.

Terug naar 22 maart 2016. Met de nieuwe Duty of Care-technologie hadden alle medewerkers die zich op het moment in Brussel bevonden een bericht gekregen op hun mobiel. In dat bericht stond dan precies vermeld welke plekken ze moesten vermijden en hoe ze zichzelf het best in veiligheid konden brengen. Daarnaast hadden medewerkers in Brussel via hun app op de knop ‘assistance’ kunnen klikken, waarmee ze aangeven hulp nodig te hebben (medisch, logistiek, etc.). Er had dan – afhankelijk van de hulpvraag – direct een veiligheidsspecialist, crisismanager of medisch specialist ingeschakeld kunnen worden. En medewerkers die ongedeerd waren, hadden dat via de app kunnen doorgeven, waarna de organisatie het thuisfront op de hoogte kan brengen. Dat laatste is belangrijk, omdat het mobiele telefoonverkeer rondom het plaats delict behoorlijk overbelast kan raken.

En niet te vergeten: de organisatie had toegang gehad tot een dashboard met realtime informatie, waarop ze precies konden zien welke zakelijk reizigers mogelijk risico liepen, in welk hotel zij verbleven (ook als ze buiten het online boekingsprogramma hadden geboekt), wat hun telefoonnummer is en met hoeveel van de medewerkers al contact is geweest.

Het beste van twee werelden
In deze onrustige tijden is het heel belangrijk dat je medewerkers snel in veiligheid kunt brengen, mocht er iets ergs gebeuren. Dankzij nieuwe technologie is dat nu razendsnel mogelijk. Organisaties sturen hun medewerkers daardoor met een geruster hart op reis, en iedereen weet precies wat hen te doen staat mocht er zich een ramp voltrekken.

De nieuwe technologie brengt daarmee het beste van twee werelden samen: het helpt organisaties om de veiligheid van medewerkers altijd voorop te stellen en te voldoen aan de zorgplicht, zónder dat medewerkers verplicht zijn om via de reismanager of het online boekingsprogramma te boeken. Organisaties kunnen er daardoor alles aan doen om hun medewerkers een zo veilig mogelijk werkplek te bieden.

Meer weten? Lees hier het nieuwsbericht dat Concur en Healix onlangs hebben gepubliceerd of neem contact op met Rudy Verslype via rudy.verslype@concur.com.

 


 

Reageren op dit blog?