HR

Deel via:

De telefoon als beste reismaatje - hoe mobiele apps mijn zakelijke reizen makkelijker en veiliger maken

Zakelijk reizen is ontzettend leuk. Maar stiekem vragen organisaties ook best veel van hun business travellers. Het vergt veel van hun vrije tijd. En dan hebben we het nog niet eens over de administratieve rompslomp. Gelukkig kunnen organisaties dat probleem tackelen door slim gebruik te maken van slimme apps. Als millennial, smartphoneverslaafde en business traveller leg ik het je graag uit wat het voordeel is voor medewerkers en hun managers.

We zijn gewend om het internet altijd met ons mee te dragen, in onze handpalm, handtas of broekzak. Zit ik in de wachtkamer bij de tandarts? Dan beantwoord ik zakelijke mailtjes via mijn smartphone. Een rustig moment op kantoor? Dan bestel ik mijn wekelijkse boodschappen via de Appie-app. Werk en privé raken steeds meer vervlochten. Op reis is dat helemaal het geval. Dan ís mijn mobiele telefoon mijn mobiele kantoor.

Onmisbare reisgezel
Ik reis ontzettend veel, zowel privé als zakelijk. Uit ervaring kan ik zeggen dat een werkgever best veel van medewerkers vraagt als ze regelmatig voor werkdoeleinden op reis moeten. Het vergt veel van je vrije tijd en – heel eerlijk – ik voel me als vrouw ook niet altijd veilig als ik alleen op reis ben. Daarom is het belangrijk dat organisaties het voor hun medewerkers zo makkelijk en veilig mogelijk maken. Het centraal aanbieden van handige travel & expense applicaties helpt daarbij. Je hebt je smartphone immers altijd bij je (we vergeten nog liever onze portemonnee dan onze telefoon!) en iedereen voelt intuïtief aan hoe applicaties werken.

Ik heb dat zelf ook zo ervaren. De voorbije jaren heb ik geleerd mijn smartphone te gebruiken om slimmer, veiliger en makkelijker te reizen. Zo heb ik een app die mij vertelt waar mijn bagage zich bevindt. Ik houd mijn reisschema’s bij in TripIt, en krijg bijvoorbeeld een melding als ik online kan inchecken en een voorkeursstoel kan selecteren. Alle uitgaven die ik doe met mijn zakelijke creditcard worden geregistreerd, gecontroleerd en goedgekeurd via de app van Concur. Het boeken van mijn accommodatie doe ik voornamelijk via  Booking.com of Airbnb on the go, via mijn mobiel.  En door de integratie met Concur is de betaling bij het uitchecken zo geregeld, volledig paperless.. Als ik een taxi pak via Uber, wordt ook die transactie automatisch aan mijn profiel gelinkt. Ik heb er geen omkijken naar.

Onderweg boeken via desktop en smartphone
Cijfers uit onderzoek onder Concur mobiele gebruikers laten zien dat ik niet de enige ben. Concur heeft momenteel meer dan 7,6 miljoen mobiele gebruikers en zag dit aantal eind 2016/begin 2017 stijgen met 46 procent. Een paar belangrijke feiten uit dat onderzoek: 

  • Medewerkers vinden het prettig om hun reis te boeken via de desktop, maar tijdens het reizen zelf gebruiken ze liever hun smartphone om zaken te regelen rondom travel & expense.
  • Het uploaden van bonnetjes is de nummer één handeling in de mobiele app.
  • Gebruikers vinden het fijn om on the go onkosten te registreren– zoals een maaltijd op het vliegveld. Om deze vervolgens direct te declareren door een foto te maken van het bonnetje en deze toe te voegen aan een report entry.
  • Gebruikers van de mobiele app boeken bovendien drie keer vaker de reisschema’s zoals de organisatie die heeft opgesteld, in tegenstelling tot desktop-gebruikers die nog regelmatig hun ‘eigen’ mobiele reis-apps gebruiken voor boekingen.
  • 78 procent van de respondenten geeft aan hun reisschema altijd te checken via hun mobiel. Klinkt heel vanzelfsprekend, maar dan moet je natuurlijk wel toegang hebben tot een app waar dat reisschema in staat vermeld.

Duty of care
Ik voel me zelfs veiliger dankzij mijn telefoon. Mijn reisapplicatie bevat sinds kort een grote rode knop ‘assistance’. Daarmee kan ik direct hulp inschakelen. Mijn werkgever heeft het zo geregeld dat ik een beroep kan doen op een extern team van medisch specialisten en crisismanagers. (Meer weten? Lees dit blog van mijn collega Rudy waarin hij uitlegt hoe je als werkgever medewerkers een veilige werkplek kan bieden, wáár ter wereld zij ook zijn.) In deze onrustige tijden geeft mij dat een gerust gevoel.

De leukste manier om slim te reizen!
Mobiele applicaties hebben mijn leven makkelijker gemaakt. Niet alleen privé, maar ook zakelijk.  De millennial – en dan durf ik best namens ‘mijn’ hele groep te spreken – denkt niet in drempels tussen werk en privé. We willen gewoon altijd gebruikmaken van de slimme toepassingen die er tegenwoordig zijn. En al helemaal als we op reis zijn, want dan blijft de laptop in de tas en is de mobiel ons allerbeste reismaatje.

 


 

Reageren op dit blog?