HR & Cloud: het startpunt voor innovatie

thumbnail-artikel-hrVan lokale HR-systemen en Excel-rapportages naar een centrale cloud-based HR-oplossing. Tommy Hilfiger (PVH), CEVA en Perfetti Van Melle waagden de sprong. Maar niet zonder er vooraf goed over na te hebben gedacht. Tijdens het HR-track van Cloud in Business: Seeing is Believing vertelden zij alles over hun ervaringen en leerpunten. “Pers je HR-processen niet geforceerd in de cloud, want dan raak je gegarandeerd vast.”

Het event ging om negen uur ’s ochtends van start. Mooi, dan kan ik de aanwezigen gelijk wakker schudden, moet keynote-spreker Sander Duivestein hebben gedacht. En daar slaagde hij zeer zeker in. “De cloud zorgt ervoor dat de fysieke en digitale wereld voorgoed zijn geïntegreerd. Denk aan het Internet der Dingen, waarbij alledaagse voorwerpen via sensoren met elkaar zijn verbonden in de cloud. Het zet ons leven radicaal op zijn kop en zorgt voor een exponentiele groei op technologisch vlak. Maar bedrijven blijven achter, doordat het bestuur en de medewerkers vastgeroest zitten in oude patronen. Om het hoofd boven water te houden, moeten ze echt gaan innoveren. Maar hoe moeten bedrijven de digitale snelweg gaan bewandelen in de fysieke wereld?”

Cloud & HR

Het is een belangrijke vraag die Duivestein stelt. En gelukkig zijn er bedrijven die zich hierover buigen. Zoals logistieke reus CEVA, modegroep PVH (Calvin Klein/Tommy Hilfiger) en snoepfabriek Perfetti Van Melle. Een aantal jaren geleden werkten zij nog met losse, lokale systemen. En met Excel. Nu brengen zij hun HR-processen naar één centrale plek in de cloud. Wat was voor hen de doorslaggevende reden om voor cloud te kiezen? Bij CEVA, 44.000 medewerkers wereldwijd, was dat kostendrukking. Albert Hagen, Director HR Information Systems bij CEVA: “Excel was altijd king bij ons. Maar dat strookte absoluut niet met onze cost is key benadering. Met cloud kunnen we de workflow verbeteren, de onderhoudskosten verlagen en gerichte keuzes maken voor ons personeelsbestand.” Bij PVH waren grip op data en het aanjagen van digitalisering doorslaggevend. Perfetti Van Melle koos voor cloud om de snelheid. Frank de Vrught, implementatiepartner van de snoepfabrikant: “Het performancemanagement moest zo snel mogelijk worden uitgerold. Want met de komst van een centraal, wereldwijd hoofdkantoor, wilden ze de processen centraliseren én een shift maken naar een target driven mentaliteit. Bovendien wilden ze laten zien dat een hoofdkantoor wáárde toevoegt in plaats van regeltjes.”

Tijdlijnen

De drie bedrijven kozen voor SuccessFactors als HR-cloudoplossing. Bij CEVA omdat zij al een aantal jaren – naar tevredenheid – werkten met SuccessFactors Performance & Goals en Talent Management. In oktober 2013 zijn ze begonnen met het uitrollen van de hele suite, over 35 landen. Hagen: “We zijn van start gegaan met een pilot in de UK en Ierland. Nu is de Asia Pacific aan de beurt en daarna volgen Europa en Amerika. Halverwege 2016 zijn we klaar.” Bij PVH rollen ze SuccessFactors uit per land; in 2013 zijn ze begonnen met Nederland en het hoofdkantoor in Amsterdam. Roelof de Brake, Director HR Systems & Reporting Europe bij Tommy Hilfiger: “Als eerste hebben we het performancemanagement naar de cloud gebracht; het is een bekend en terugkerend proces dat relatief makkelijk is over te zetten.” Na de implementaties van Compensation, Learning Management en Employee Profile, ging de core HR in 2014 van on-premise SAP HCM naar Employee Central. Nu zijn de andere landen aan de beurt. Bij Perfetti Van Melle werken ze met een target group van 10.000 medewerkers wereldwijd (niet-Aziaten). De Vrught: “Die keuze houdt ook weer verband met de uitroltijd; zo kon Perfetti Van Melle de module Employee Profile binnen 16 weken implementeren, gewoon in het Engels.”

Wat heeft cloud hen gebracht?

Daar kunnen ze bij PVH kort over zijn; de director HR Systems somt de voordelen op: “Meer grip op HR-data, gestroomlijnde processen, het gericht sturen van de kosten, meer betrokkenheid van medewerkers bij HR, één central point of truth, en tijdsbesparing doordat we data maar één keer in hoeven te voeren”. De Vrught benadrukt het gemak van processen in de cloud. “De medewerkers van Perfetti Van Melle hebben eigenlijk geen training nodig gehad om ermee aan de slag te gaan. En je kunt heel veel zelf doen; van nieuwe formulieren introduceren tot het aanpassen van de propositie.” Albert Hagen voegt daaraan toe: “En het is natuurlijk ideaal dat de cloud altijd en overal toegankelijk is, dat er één systeem is waar onze medewerkers wereldwijd in werken.”

Changemanagement

De drie mannen zijn het er dus over eens dat cloud veel te bieden heeft. Maar om die beloften in te lossen, moet een organisatie wel aan bepaalde voorwaarden voldoen. Hagen: “De cloudoplossing moet een stevig draagvlak krijgen binnen het bedrijf. Anders heb je er helemaal niets aan.” De Brake: “Pers je huidige processen niet geforceerd in de cloud. Want dan heb je straks een fancy cloud, terwijl je nog werkt zoals je deed in 2001. Zorg ervoor dat de nieuwe manier van werken onderdeel wordt van je DNA.”

Terug naar de keynote van Sander Duivestein, want ook hij had het over het DNA. “Verandering is iets engs en zit niet in ons DNA. Maar om te groeien, moeten bedrijven de technologie omarmen. Laat je niet afschrikken. Stel je open. Ontdek wat de cloud te bieden heeft.” En de HR-afdeling kan de kartrekker zijn van deze change. Wacht dus niet op de rest van je organisatie, maar ga aan de slag met innovatie. Neem een grote aanloop, haal diep adem en duik in die cloud.

Dit blog is geheel gewijd aan het HR-track van Cloud in Business: Seeing is Believing. Bent u benieuwd naar de verhalen van de sprekers die op het programma van het Finance-track stonden? Lees dan ook: “Cloud People, in Cloud Companies” van mijn collega Pino Spadaro.