Finance

Deel via:

Hoe meet een CFO succes in een data gedreven omgeving?

Als CFO heb je besloten dat het roer om moet wat betreft traditionele processen en de manier waarop je de financiële operatie invult binnen je organisatie. Maar hoe blijf je tijdens deze aanpassingen in control en zorg je ervoor dat de transitie soepel verloopt? Dit zowel belangrijk voor de verandering zelf als de periode daarna. Hoe je dit en wat zijn de belangrijkste KPI’s waarop je kunt sturen als CFO?

Digitale transformatie vraagt om innovaties die maximaal businessvoordeel uit de veranderingen halen. Benieuwd naar wat SAP hierin voor u kan betekenen?  Download hier de gratis whitepaper.

Download gratis 

Wat zijn je primaire behoeftes als CFO?

Om deze KPI’s te kunnen bepalen moet je kijken naar de  behoeften van een CFO in deze nieuwe omgeving. Welke verbeteringen zijn er nodig, hoe komen de aanpassingen in het proces tot stand en het belangrijkste hoe meten we het effect van onze inspanningen?

Zoals besproken in onze vorige blog, de belangrijkste indicatoren van succes binnen een financiële afdeling zijn aan het verschuiven van transactie compleetheid naar operationele en proces optimalisatiecriteria. Het is belangrijk om hieraan gerelateerde KPI’s op te zetten, om zo te kunnen monitoren wat de effecten en prestaties zijn. Hierdoor kun je de strategie bijsturen waar nodig en de druk op de ketel houden om efficiënter en effectiever te worden met de beschikbare middelen.

Welke KPI’s kun je gebruiken om te meten?

De nieuwe KPI’s zouden inzicht moeten geven in de flexibiliteit en reactietijden van de financiële afdeling. Ze zouden daarnaast ook inzicht moeten geven in de tijdsbesteding van medewerkers. Wij hebben de volgende 3 KPI’s opgesteld die de basis dekken:

  1. Procesautomatiseringspercentage – Dit is het percentage van processen binnen de afdeling zelf die geautomatiseerd zijn. Het is belangrijk om je te realiseren dat elk proces dat afwijkt van de standaard, resulteert in verlies van efficiëntie en het vermogen van de afdeling om andere projecten op te pakken. Daarnaast is het van belang dat steeds meer taken geautomatiseerd worden door middel van intelligente systemen en robotisering.

  2. Personeelsprestaties – Dit is inzicht in de taken waaraan je medewerkers de meeste tijd besteden en wat de toegevoegde waarde hiervan is voor de organisatie als geheel. In het algemeen is er binnen Finance weinig tijd om aan verbeterprojecten te werken, dus dit lijkt een nutteloze KPI. Maar als er tijd vrijgemaakt kan worden hiervoor kan de ROI wel degelijk berekend worden.

  3. Doorlooptijd incidenten –Dit is de hoeveelheid tijd die het jouw team kost om incidenten op te lossen die gerelateerd zijn aan controlling en boekhouding. We hebben eerder aangegeven dat afdelingsmedewerkers de tijd moeten krijgen om aan andere projecten, zoals incidenten, te werken. Als ze deze flexibiliteit krijgen zullen ook de negatieve effecten van langere doorlooptijden van incidenten beperkt kunnen worden. Dit bevordert de operationele efficiëntie.

Er zijn natuurlijk tal van andere KPI’s die ingezet kunnen worden. Wij zijn echter van mening dat deze 3 toepasbaar zijn op alle soorten bedrijven. Het toevoegen van additionele KPI’s gerelateerd aan jouw bedrijfsomgeving of industrie kan een significante impact hebben op jouw operationele efficiëntie. Benieuwd welke KPI’s specifiek voor jouw organisatie van toepassing zijn? Neem dan contact met ons op om dit verder te bespreken via nl.info@ciber.nl

Welke gegevens zijn nodig om deze KPI’s te meten?

Het bepalen van de gebieden waarop je wilt focussen is stap 1 in het proces. Hierna volgen iteratieve verbeteringen en veel afstellingsrondes. Daarna moeten we ons afvragen: Hoe gaan we deze doelen monitoren en hoe bewijzen we concreet dat onze strategie aanslaat en het gewenste resultaat levert? Het belangrijkste is hier dat we altijd gebruik maken van een consistente en up-to-date set informatie. Als deze consistentie niet gerealiseerd wordt, is het lastig om op lange termijn naar vergelijkbare datasets te kijken en hier analyses uit te halen.

Daarnaast is het belangrijk dat processen gestandaardiseerd worden. Doelstelling hier mag zeker een 90-95% standaardisatie zijn. Dit maakt het makkelijker om gegevens te valideren en vergelijkingen uit te voeren tussen verschillende subgebieden die in het verleden via een non-standaard proces opereerden. Bijvoorbeeld het hoogste volume incidenten binnen AP zullen op hele andere momenten in het proces plaatsvinden dan binnen AR. Echter als het proces van verwerking gelijkwaardig gebeurt dan valt het startpunt buiten de vergelijking en kunnen de resultaten vergeleken worden.

Hieronder geven we voor drie eerder benoemde KPI’s aan wat voor informatie nodig is en hoe ze gemeten kunnen worden;

  1. Procesautomatiseringspercentage – Deze KPI kan gemeten worden door te bepalen hoeveel transacties ingevoerd zijn in uw financiële systeem door uw medewerkers en hoeveel transacties afgehandeld zijn door geautomatiseerde gebruikers of processen. Uiteraard dienen de incidenten buiten beschouwing gelaten te worden omdat deze niet een onderdeel vormen van dagelijkse processen.
  1. Personeelsprestaties – Medewerkers registreren vaak al hun uren in een systeem. Door het toevoegen van een nieuwe splitsing in de urenregistratie wordt het mogelijk ook te registeren welk gedeelte van de tijd besteed wordt aan verbeteringsprojecten. De efficiëntiewinst kan dan afgezet worden tegen de investering in uren van het personeel en de bijbehorende kosten daarvan. Hierdoor is een ROI per project eenvoudig te berekenen.
  1. Doorlooptijd incidenten – Als incidenten afgehandeld worden via een gestandaardiseerd proces kan de doorlooptijd middels een ticketsysteem eenvoudig geregistreerd en gemonitord worden. Een afname van de dagelijkse werklast van medewerkers, zou een vergelijkbare verbetering van de snelheid van oppakken van incidenten met zich mee moeten brengen.

Conclusie

We kunnen concluderen dat de verzameling van data en het zekerstellen van de kwaliteit van die datasets de hoogste prioriteit heeft. Om dit te realiseren moeten de processen gestandaardiseerd worden. De bovenstaande voorbeelden tonen duidelijk aan dat, als automatisering op de juiste manier wordt toegepast binnen jouw organisatie, de administratieve last die medewerkers ervaren bij een verhoging van het aantal data registratietaken beperkt blijft. Verder zetten deze acties de deur open naar het gebruik van geautomatiseerde hulpmiddelen en nieuwe geavanceerde technieken om doelstellingen van Finance te ondersteunen. De data verbeteringen die ingevoerd worden om succes te meten, zullen ook actief bijdragen aan het behalen van dat succes. Ze bieden een basis waarmee de nieuwe manier van werken binnen de financiële afdeling met een breed draagvlak doorgevoerd kan worden. Meer informatie.

Digitale transformatie vraagt om innovaties die maximaal businessvoordeel uit de veranderingen halen. Benieuwd naar wat SAP hierin voor u kan betekenen?  Download hier de gratis whitepaper.

Download gratis