Drie onmisbare tips van het team dat vijf ministeries migreerde naar S/4HANA

Overweeg jij om over te stappen op S/4HANA? Rob van der Valk en Steven van Willigenburg brachten, in samenwerking met SSC-ICT/Haaglanden, de financiële processen van vijf ministeries naar S/4HANA. Ze delen drie gouden tips met je. 

Over het FDC

Het Financieel Dienstencentrum is een Shared Service Organisatie die de financiële processen van vijf ministeries afhandelt. Zij werken voor de ministeries van Sociale Zaken en Werkgelegenheid; Financiën; Volksgezondheid, Welzijn en Sport; Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het Financieel Dienstencentrum is het eerste overheidsorgaan dat is gemigreerd naar S/4HANA. Dat betekent dat alle grote geldstromen, zoals financiële administratie, boekhouding en verwerking van facturen en vorderingen volledig op S/4HANA draaien. IT Architect Rob van der Valk en Technisch SAP Consultant Steven van Willigenburg waren nauw betrokken bij overstap naar S/4HANA.

Meer weten over de overstap naar S/4HANA?

Schrijf je in voor de gratis webinar en hoor wat voor voordelen je met S/4HANA als intelligent ERP-systeem zult behalen.

FDC naar S/4HANA: waarom, hoe en wat?

Voor het FDC was de stap naar S/4HANA een logische stap. De financiële organisatie liep tegen beperkingen van SAP ECC aan en wilde zich gaan voorbereiden op de toekomst. We wilden ons datawarehouse uitfaseren en het IT-landschap vereenvoudigen door drastisch te snijden in het aantal servers. De zomer van 2018 was daar het perfecte moment voor. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties werd in 2017 aangesloten op het FDC. Daardoor konden vijf departementen in één keer over. Half juni 2019 was de migratie voltooid.

Lessons learned: 3 tips om op te letten

Tijdens dit traject hebben we een aantal zaken geleerd over de overstap naar S/4HANA die we graag met anderen delen. Het uitgebreide verhaal vertellen we tijdens onze sessie op 2 oktober op Connect to Innovate. Toch willen we vast drie take-aways met je delen waar je rekening mee moet houden als je overstapt naar S/4HANA.

  1. Durf te kiezen 
    HANA, maar ook SAP Notes zijn continu in ontwikkeling. Wat nu staat, kan over twee weken al helemaal anders zijn. Als je eenmaal besluit om over te gaan op een bepaalde versie, blijf dan bij die keuze. Zeker als je al een Proof of Concept (POC) hebt gedaan. Je bent er dan zeker van dat alles zo werkt als in het POC. Je kunt later altijd nog upgraden naar een nieuwere versie.
  2. Maak je landschap HANA-ready 
    Denk aan maatwerkoplossingen of third party add-ons. Zorg dat je ze kunt koppelen aan S/4HANA en, misschien nog wel belangrijker, zorg dat ze HANA-gecertificeerd zijn. Zo voorkom je verrassingen. Denk aan (externe) tools die na de overstap ineens niet meer werken.
  3. Begin met inregelen van je CVI 
    Het goed instellen van de Customer Vendor Integratie is een vereiste voor de overstap naar S/4HANA. Dat betekent dat alle klanten en leveranciers worden ingesteld als ‘business partner’. Bij het FDC hadden we dit gelukkig van het begin af aan al goed geregeld. Maar veel bedrijven werken nog niet op die manier, en hebben met het overzetten van alle contacten nog een project op zich in het vooruitzicht. Houd hier dus rekening mee in je planning!

Met de migratie is voor ons de eerste stap in het traject S/4HANA voltooid. Nu gaan we vooruitkijken. We bereiden ons voor op de stap naar Fiori en willen onze rapportages direct in HANA gaan doen met gebruik van Business Objects in plaats van in SAP BW.

De overstap naar S/4HANA had natuurlijk meer voeten in de aarde dan dat we in dit blog kwijt kunnen. Wil jij je verdiepen in de overstap en inzicht krijgen in de technische kant van het verhaal en de uitdagingen die we onderweg tegenkwamen? Op Connect to Innovate 2019 vertelden zij hun verhaal in de sessie Financieel Diensten Centrum road to S(/4)uccess.