Drie lessen van de S/4HANA implementatie bij Fujifilm

Fujifilm startte als een van de eerste maakbedrijven in Nederland met de implementatie van S/4HANA. Joris Sikking is nauw betrokken bij die implementatie. Hoe verloopt zo’n traject? En wat zijn de eerste lessons learned? In dit blog deelt Joris drie gouden tips waar consultants en organisaties die over willen stappen op S/4HANA hun voordeel mee kunnen doen.

chatbot & phone

Meer weten over SAP S/4HANA?

Ontdek meer over de overgang naar intelligente ERP op onze website met klantverhalen, webcasts en meer.

Het Japanse Fujifilm ken je ongetwijfeld nog van de fotorolletjes en camera’s. Tegenwoordig is de Tilburgse locatie een belangrijke Europese productiebasis voor de productie van fotopapier en offsetplaten. Het bedrijfssysteem van Fujifilm was na twintig jaar aan een update toe. Fujifilm koos er niet voor om het bestaande systeem op te lappen, maar besloot tot een volledige migratie naar S/4HANA. Het werd een echte green field implementatie; niets van het oude systeem ging mee. Daarmee was Fujifilm een van de eerste bedrijven in Nederland die S/4HANA from scratch implementeerden.

De Tilburgse productievestiging moest een grote stap maken. Van een verouderd systeem met relatief veel maatwerk ging Fujifilm over op de allernieuwste software. Standaard waar het kon, maatwerk waar het echt niet anders mogelijk was.

SAP Activate

De implementatie van S/4HANA gebeurt op een heel overzichtelijke manier. De aanpak die we gebruiken heet SAP Activate. Wanneer je volgens die methodiek werkt, installeer je eerst S/4HANA. Als de basis staat, installeer je de best-practices. Dat zijn internationale, bewezen succesvolle processen die standaard meegeleverd worden met de software. In de regel kun je bijna alle processen van een organisatie afdekken met deze ingebakken best practices.

Daarna ga je samen met de klant naar die best practices kijken. Je bepaalt met elkaar welke processen nodig zijn en wat de klant moet doen om zo’n best practice te kunnen gebruiken. Ik vind het een heel prettige aanpak, vooral omdat je niet met een leeg vel papier begint, maar met een gloednieuwe omgeving die al bijna gebruiksklaar is. Vervolgens vormt de organisatie zich naar het systeem.

Door deze ontwikkeling verschuift de rol van de consultant van IT naar de business. Consultants voegen steeds meer waarde toe aan de businesskant. We helpen onze klanten om hun processen om te turnen en binnen de best practices te blijven zodat ze er goed mee kunnen werken.

Vijftig processen in S/4HANA

Bij Fujifilm tuigden we een sandbox systeem op waarin we voor de volledigheid álle 150 best practices activeerden. Uit de voorbereidingsfase bleek dat we 56 processen nodig zouden hebben om de kernprocessen van Fuji helemaal af te dekken. Al die 56 processen bespraken we uitgebreid met key users en process owners tijdens zeker twintig verschillende workshops. Met sommige teams kwamen we wel vijf tot acht keer bij elkaar.
Samen doorloop je een vast aantal stappen. De eerste workshops gebruik je om de processen van de klant te snappen. Vervolgens ga je de best practices demonsteren. Daarna ga je opnieuw met elkaar om tafel om de match te bespreken. Past de best practice? Wat mist er nog? Wat kunnen we nog aanpassen? Wat moeten we binnen de organisatie aanpassen om de best practice te laten werken? Deze aanpak zorgt ervoor dat het eindresultaat écht gebaseerd is op de wensen van de business én gedragen wordt door de mensen die met het systeem moeten gaan werken.

Uiteindelijk hebben we vijftig processen ingericht in S/4HANA. Fujifilm zorgde aan hun kant voor het doorvoeren van de benodigde organisatorische veranderingen. Op één proces na gebruikt Fujifilm nu voor alle processen standaard best practices. Voor het ene proces dat niet in S/4HANA zit, gebruikt het bedrijf wél standaard SAP (Production Planning & Detailed Scheduling).

Aan de slag met S/4HANA? Dan zijn dit drie nuttige lessen!

De implementatie bij Fujifilm was (en is nog steeds) ontzettend leerzaam. Als ik terugkijk op de eerste fase, springen er drie belangrijke leerpunten uit. Die wil ik graag met je delen.

Les 1 – Gebruik tachtig procent van je tijd voor de twintig procent die niet standaard is

Als je bovenstaand verhaal leest, denk je al snel dat de standaard heilig is. Toch is niet alles met best practices af te dekken. Ga gerust uit van de tachtig/twintig-regel. In de regel is pakweg twintig procent van de processen bij grotere productiebedrijven niet met standaard best practices af dekken. Meestal zijn dat precies de unieke processen waarmee het bedrijf zich onderscheidt.

Je wint veel tijd door best practices in te zetten. Zorg dat je met die versnellers vlot wegwerkt wat al klaar is. Gebruik de tijd die je wint vervolgens om de processen die buiten de standaard vallen heel goed in te richten. Neem de tijd om de oplossing écht goed uit te denken.

Les 2 – SAP kennis uit het verleden is geen garantie voor toekomstig succes

S/4HANA is toekomstgericht. De oplossing is helemaal klaar voor zaken als IoT, cloud en big data. Daarmee is dit platform heel anders dan alles wat je nu hebt. Dat is niet erg, zolang je daar maar rekening mee houdt. Met SAP kennis van gisteren richt je S/4HANA niet zomaar in. Je hebt écht andere mensen en andere technische bagage nodig. Mensen met kennis van netwerken, internet, IoT, big data, beveiliging en internetverbindingen. Ze moeten om kunnen gaan met tools als SAP Web Dispatcher en met nieuwe tools om front-end en back-end te koppelen.

Kennis veroudert nu heel snel. Daarom zijn consultants met 20, 30 jaar SAP ervaring, niet zonder meer een garantie voor succes. Vroeger was het genoeg om bij te houden wat er nieuw was. Nu verdwijnen of veranderen er ook voortdurend zaken. Functionaliteit waarvan je voorheen altijd gebruikmaakte is er niet meer. Professionals moeten veel tijd besteden aan het bijhouden van die veranderingen. Dat vraagt iets van je als professional.

Je moet voortdurend scherp zijn op SAP’s Simplification List. Advies op basis van ‘oude kennis’ kan tot verrassingen leiden. Daarom besteden wij daar bij Quinso veel aandacht aan. Tijdens onze interne S/4HANA dagen nemen we cases door en delen we onze kennis. Dat is geweldig leerzaam en heel belangrijk.

Ook over de combinatie van S/4HANA en Fiori wordt hoog opgegeven. Krachtige software in combinatie met een prachtige, gebruiksvriendelijke interface die out of the box werkt. Het is een verhaal dat SAP graag vertelt. En dat verhaal klopt ook. Houd er echter rekening mee dat je SAP omgeving niet alleen mooier en sneller wordt, maar ook een stuk technischer. Besteed daar aandacht aan. Bouw voldoende tijd in om kennis te vergaren. Betrek de juiste IT-mensen bij je organisatie, of herschool ze. En neem de tijd om de juiste mensen en partners om je heen te verzamelen.

Les 3 – Veranderen kost tijd

Ik merk dat klanten soms te lichtzinnig denken over de veranderingen die gepaard gaan met de keuze voor S/4HANA. Zowel voor IT als voor de business is het een grote stap. Iedereen gaat van de ene op de andere dag met Fiori en met best practices werken.

Sommige mensen werken al twintig jaar in hetzelfde systeem. Jezelf een andere manier van werken voorstellen, is heel lastig. Je moet mensen daarom echt de tijd gunnen. Bespreek de nieuwe processen met ze. Laat ze zien hoe het eruit gaat zien. Zorg dat ze zich een beeld vormen van de nieuwe situatie. Neem ze mee in de verandering.

Neem ook de tijd voor Fiori. SAP verkoopt Fiori alsof het net zo makkelijk en gebruiksvriendelijk is als Apple. Het klopt dat de nieuwe user interface een stap vooruit is ten opzichte van de oude situatie. Het ziet er geweldig uit en de opleidingstijd is door Fiori beduidend korter geworden. Helemaal vanzelf gaat het natuurlijk niet. Hou er rekening mee dat gebruikers ook deze schermen even moeten leren kennen. Bouw daar dan ook voldoende tijd voor in.

Je ziet het: tegenover snelheid, gebruiksgemak en innovatie staan investeringen in kennis, mensen en het veranderproces. Wil je daar eens over sparren? Of ben je gewoon benieuwd wat S/4HANA voor jouw organisatie kan betekenen? De expertise die Quinso bij klanten als Fujifilm opgebouwd heeft, maakt dat we als geen ander in staat zijn om ál jouw prangende vragen te beantwoorden. Neem gerust contact met me op!