Digital Transformation

    Deel via:

    Wat is de overeenkomst tussen zakkenrollers vangen in Roermond en finance bij BCD Travel?

    Begin oktober vond Connect to Innovate plaats. Ik greep die gelegenheid aan om vanuit mijn eigen perspectief toe te lichten welke impact een oplossing als SAP BPC op een organisatie kan hebben. Die impact valt niet te onderschatten. Ik vergelijk het een beetje met de verandering die de politie van Roermond op dit moment doormaakt.

    In Limburg vindt een interessante ontwikkeling plaats. Daar gebruikt de politie in het kader van het project ‘Sensing’ slimme camera’s om rondtrekkende Oost-Europese zakkenrollers tijdig in de kraag te grijpen. De camera’s scoren auto’s op zeventien verschillende kenmerken. Het aantal inzittenden is een kenmerk, net als het land waar de auto vandaan komt of de richting waarin de auto rijdt. Het is vervolgens aan de politie om de verschillende signalen van het systeem te wegen en, waar nodig, actie te ondernemen.

    Nu ben ik Director Global Accounting Technology bij BCD Travel. Ik draag geen wapen of handboeien en ik heb niets met zakkenrollerij of politiewerk te maken. Toch zijn er wel degelijk overeenkomsten tussen het Limburgse datagedreven politiewerk en ‘mijn’ wereld die zich op het snijvlak van reizen en finance bevindt. De nieuwe manier waarop de politie werkt, verandert de inhoud van het werk. Agenten opereren minder op buikgevoel, maar analyseren en gebruiken enorme hoeveelheden data om de juiste beslissingen te nemen. In plaats van eindeloos te moeten patrouilleren, kunnen ze nu heel gericht opereren. Wij doen iets soortgelijks.

    Bij BCD Travel helpen wij organisaties om hun reisbudgetten op de meest effectieve manier in te zetten. Wij zorgen dat reizigers veilig kunnen reizen. Wij helpen onze klanten slimmer te reizen en meer te bereiken. BCD Travel is met 13.500 collega’s actief in 109 landen. De wereld van finance en de reiswereld waren heel verschillend. Eigenlijk raakten deze werelden elkaar amper. Wij waren van de cijfertjes en hadden maar weinig met de business te maken. Dat is veranderd. Waar de politie in Roermond data gebruikt om boeven te vangen, gebruikt BCD Travel financiële data nu om zicht op de performance te houden en slimmer te beslissen. De financiële wereld en de reiswereld zijn echt nader tot elkaar gekomen.

    Divers systeemlandschap

    Tot voor kort werkten wij met een behoorlijk divers systeemlandschap. De platformen leken wel wat op elkaar, maar waren per saldo toch aardig verschillend. Om ons finance-werk te kunnen doen, hadden we data uit al die systemen nodig. We waren geweldig veel tijd kwijt met consolideren, reviewen en samenvoegen van data. Dat kon soms behoorlijk eentonig werk zijn. Het was bovendien behoorlijk tijdrovend werk. Daardoor bleef er eigenlijk geen tijd over voor de analyse van gegevens. En dat vond ik oprecht jammer. In onze Finance rol, zoude we veel meer kunnen zijn dan een doorgeefluik van data.

    Daarom zijn we vanaf 2010 het systeemlandschap gaan vereenvoudigen. Zo harmoniseerden wij onze bronsystemen en introduceerden wij SAP Business Planning and Consolidation (BPC) bij BCD Travel. BPC is een beproefde en flexibele planningsoplossing die consolidatie- en planningsmogelijkheden combineert. We deden dat samen met de BPC-experts van Finext.

    Zicht op de performance

    Het resultaat van deze veranderingen is fascinerend. We hebben nu beduidend meer zicht op de performance van onze organisatie. Tegelijkertijd verliezen we geen tijd meer met het ophalen en samenvoegen van data. Dat betekent onder meer dat onze controllers echt ontlast worden en veel meer tijd kunnen besteden aan het analyseren van de gegevens. Daardoor zien wij nu allerlei dingen waarover we in gesprek kunnen gaan met de business. Overigens ziet de business die zaken nu zelf ook veel sneller.

    Hierdoor hebben we ons echt kunnen ontwikkelen. Van doorgeefluik van cijfertjes tot volwaardige gesprekspartner. De meerwaarde van finance is daardoor enorm toegenomen. Net als de politie in Roermond, kunnen we veel gerichter werken. De software biedt een steuntje in de rug bij het beter kunnen begrijpen van ons bedrijf. En net als bij de politie in Roermond, is het werk leuker geworden. De betrokkenheid van Finance bij BCD Travel, is groter. Bovendien is het werk minder eentonig.

    We zijn inmiddels ook al met de volgende stappen bezig. Niet iedereen bij BCD Travel heeft een financiële achtergrond. Ook voor deze mensen wil ik bepaalde ontwikkelingen inzichtelijk maken. De komende tijd gaan we onze data daarom ontsluiten met slimme, visuele tools.

    Dagelijkse gang van zaken

    Terug naar Roermond. De politie hoopt hun slimme technieken om Oost-Europese zakkenrollers op te sporen straks ook voor andere doeleinden in te kunnen zetten. Voor het voorkomen van plofkraken bijvoorbeeld. Op dat moment is hun datagedreven aanpak een standaard onderdeel van hun manier van werken geworden. Ik denk dat dat voor BPC bij BCD Travel ook geldt. Het systeem zal steeds meer deel uit gaan maken van onze dagelijkse gang van zaken. Ondertussen gaan we kijken hoe we de mogelijkheden van de software nog beter uit kunnen nutten. Een mooie ontwikkeling!

    Wil je weten hoe SAP jou kan helpen bij de transformatie van je finance-afdeling? Download dan de gratis whitepaper:

    Download gratis