De reis van Gasunie naar Total Spend Management

In 2010 begon Gasunie aan een reis met als doel al hun uitgaven digitaal te beheren. Alle leveranciersrelaties, bedrijfsaankopen en bestede euro’s moesten voortaan naar de bron te herleiden zijn. Uiteindelijk moet het volledige bestedingsbeheer integraal en automatisch verlopen. In dit blog vertelt Eric Grave, applicatiemanager SAP Ariba bij Gasunie, hoe het Gasunie vergaat op die reis. Welke obstakels komen ze onderweg tegen? En is de eindbestemming al in zicht?

Gasunie beheert en onderhoudt de infrastructuur voor grootschalig transport en opslag van gassen in Nederland en Noord-Duitsland. Onze organisatie is opgericht in 1963, vier jaar na de vondst van aardgas in Groningen. Inmiddels beheert Gasunie een netwerk van maar liefst 15.500 kilometer pijpleiding. We zijn eigendom van de Nederlandse Staat en onze twee dochterondernemingen – Gasunie Transport Services (GTS) en Gasunie Deutschland – beheren het gastransportnet in Nederland en Duitsland.

chatbot & phone

Meer weten over Total Spend Management?

Hoe kan deze technologie ook jouw organisatie maximaal optimaliseren? Ontdek op onze website klantverhalen, webcasts en meer

2012 – Een overzichtelijk inkoopproces met SAP Ariba

In 2012 zetten we onze eerste stap naar een volledig digitaal werkproces. We gingen aan de slag met de inkoopmanagementoplossing SAP Ariba. Deze tool helpt ons de inkoopprocessen van Gasunie te optimaliseren en ondersteunt de samenwerking met onze leveranciers. Met deze applicatie zien we precies wanneer en door wie inkoopfacturen goedgekeurd zijn. Op basis van de bevoegdheden die we medewerkers in Ariba toebedelen, zijn zij gemachtigd om bepaalde uitgaven goed te keuren. Zo hebben we per project een goed overzicht van het inkoopproces.

Het werken met Ariba gaat voortvarend. Steeds minder uitgaven gaan buiten de oplossing om, maar er zijn nog steeds uitzonderingen: als een monteur in het veld een stukje gereedschap mist, gaat hij naar de bouwmarkt en zegt hij ‘stuur maar een factuur’. Dat soort uitgaven zijn nog moeilijk te plaatsen.

2018 – Van bonnetjes naar foto’s met SAP Concur

Sinds vorig jaar maken onze medewerkers gebruik van SAP Concur voor het declareren van onkosten. Concur automatiseert het kostenbeheerproces, waardoor papieren bonnetjes en de daarbij behorende fouten en omslachtige procedures verleden tijd zijn. Vroeger was ons declaratieproces tijdrovend en liep de afhandeling over veel schijven. Met Concur verloopt de afwikkeling van personeelsuitgaven en declaraties een stuk gestroomlijnder. Medewerkers maken een foto van hun factuur of bonnetje met de mobiele app van Concur.  De applicatie stuurt de declaratie vervolgens vanzelf naar de juiste manager. En de declaratie wordt automatisch gecheckt volgens de door ons opgegeven business rules. Deze regels hoeven dus maar één keer ingevoerd te worden. Dankzij Concur hebben onze managers een goed overzicht van wat er gedeclareerd wordt en door wie. Bovendien dringen we onze papierstroom drastisch terug.

2019 – Totale kosten extern personeel in SAP Fieldglass

Sinds 1 juli dit jaar werken we met SAP Fieldglass. Dit leveranciermanagementsysteem dat werkt in de cloud, helpt ons bij het beheren van onze betalingen aan extern en tijdelijk personeel. Fieldglass maakt het mogelijk om de gewerkte uren en uitgaven van extern personeel te bundelen in één overzicht en deze onmiddellijk te keuren. Wanneer een ingehuurde kracht bijvoorbeeld 200 uur voor ons werkt en in die tijd gebruik maakt van een hotel, dan kan hij zowel zijn arbeidskosten als zijn hoteldeclaratie in één keer factureren. Zo hebben we een overzicht van de totale kosten per werknemer. Fieldglass heeft de kosten van extern en tijdelijk personeel transparanter gemaakt. Maar voor het optimaal werken van deze aanpak is het noodzakelijk dat de leveranciers – zoals medewerkers die via externe instanties voor Gasunie werken – ook gebruikmaken van Fieldglass.

2024 – Total spend management

Hoe ver zijn we nu op de reis naar total spend management? We hebben ons spend management nog niet volledig gedigitaliseerd, maar zijn hard onderweg. Een stap die we nog willen zetten is het gebruik van Concur Travel, waarin medewerkers hun kosten voor dienstreizen verantwoorden en declareren. Daarnaast hoort bij Total Spend Management ook een totaalanalyse. Daarvoor overwegen we SAP Analytics Cloud. En waarschijnlijk maken we voor 2024 ook de overstap naar SAP S/4HANA. De reis duurt dus nog even voort, maar we zijn al een eind op weg.

Benieuwd naar de presentatie van Gasunie tijdens Connect to Innovate 2019? Bekijk de presentatie hier.