Universiteit Leiden over RPA en continuous improvement

Pas als je een verandering benadert met continuous improvement en evenveel aandacht voor vier cruciale pijlers, wordt het een succes. Rob van den Wijngaard, Hoofd Administratief Service Centre bij Universiteit Leiden, is daar heilig van overtuigd. Hoe hij dat precies ziet, legt hij uit in dit blog met RPA als voorbeeld.

Universiteit Leiden heeft Shared Service Centers (SSC’s), één voor financiën en één voor HR. Samen met een fantastisch projectteam bestaande uit nagenoeg alleen maar eigen mensen was ik samen met een collega projectleider verantwoordelijk voor de vormgeving van beide afdelingen. Dat hebben we gedaan vanuit de visie dat alle medewerkers elke dag zo goed mogelijk academici en niet-academici moeten kunnen ondersteunen. Zowel binnen als buiten de universiteit. Daarom hebben we op beide SSC’s continuous improvement volledig omarmd. We zoeken inmiddels non-stop naar meer efficiëntie en een betere dienstverlening, maar de weg er naartoe was niet eenvoudig.

chatbot & phone

Meer weten over RPA?

Ontdek hoe Robotic Process Automation de prestaties binnen jouw organisatie of afdeling kan verbeteren.

Meer nodig dan alleen software

Stabiliteit was lang de norm. Niet alleen op de Financiën- en HR-afdelingen, maar ook in de wereld van onderwijs en onderzoek als geheel. Dat is nu anders. Alles is in beweging. En verandering is aan de orde van de dag. Zo wordt de van oudsher traditionele universiteit steeds digitaler, moet het nóg zorgvuldiger omgaan met geld en wordt wet- en regelgeving rondom onderwijs alsmaar complexer. In dit onzekere landschap hebben wij de stap naar continuous improvement gezet. Een continu proces van verbetering waarbij we werken aan kleine, beheersbare verbeterprojecten vanuit een flexibele aanpak. In plaats van een starre aanpak met grootse projecten die al snel té groot worden. Dat het gelukt is, is niet te danken aan de implementatie van de juiste softwareoplossingen. Natuurlijk hebben de oplossingen de afdelingen wel degelijk geholpen om grip te krijgen op die nieuwe wereld. Maar ons verandersucces zat ‘m juist in het feit dat we ons niet puur op de IT richten, maar veel breder keken.

Balans tussen vier componenten

Vrijwel iedere verandering in een organisatie heeft tegenwoordig een IT-component. Het gekke is dat organisaties die techniek vaak als de heilige graal gaan zien. Ze staren zich blind op de implementatie van een softwareoplossing, want ‘als de nieuwe oplossing eenmaal werkt, komt alles goed’. Wij zijn echter uitgegaan van het klaverbladmodel. In dat model staat vier componenten centraal: organisatie, processen, techniek en personeel. Bij iedere nieuwe verandering komen die pijlers terug. Wanneer je evenveel aandacht besteedt aan elk van die vier pijlers, heeft iedere verandering, en dus ook een software-implementatie, een veel grotere kans van slagen.

universiteit-leiden-cti Het verschil tussen een pure focus op IT en het klaverbladmodel

Voorbeeld: van repetitief naar robot

Wij wilden repetitieve taken weghalen bij onze medewerkers, zodat ze zich met nuttigere zaken bezig kunnen houden. Robotic Process Automation (RPA) is een techniek die ons daarbij kon helpen. Maar alleen de techniek introduceren, was niet goed genoeg. Robotisering kan als een bedreiging voelen voor sommige medewerkers. Veel mensen voelen zich namelijk fijn bij het verrichten van uitvoerend werk. Wanneer je RPA inzet om deze taken uit handen te nemen van je collega’s, dien je daar zorgvuldig mee om te gaan. Leg de robotisering niet op, maar neem je de afdeling mee in de nieuwe manier van werken. Goede communicatie speelt daarin een cruciale rol.

Breder perspectief met evenredige aandacht

Een verandering, zoals de stap naar continuous improvement of het implementeren van robotics, vraagt meer dan alleen een implementatie van techniek. Benader het vanuit een breder perspectief, waarbij je de aandacht evenredig verdeelt. Dan pas heb je een strategie te pakken, waardoor veranderingen in je organisatie écht effectief worden.

Meer weten over Robotic Process Automation? Lees dan nu dit blog over RPA en Machine Learning.

Benieuwd naar de implementatie van Robotic Process Automation bij de Universiteit Leiden? Lees meer over de sessie die Rob van den Wijngaard gaf tijdens Connect to Innovate.